Zachęty dla sygnalistów obowiązkowe

Pojawił się trzeci projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, czyli tzw. sygnalistów. Dokument został opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacji. Nadrzędnym celem powyższej regulacji jest oczywiście ochrona osób zgłaszających prawdziwe i rzetelne informacje o naruszeniach prawa przed odwetem w kontekście związanym z pracą.

Jakie kwestie zostały wprowadzone lub doprecyzowane w trzecim projekcie ustawy o sygnalistach?

Otóż w nowym projekcie część propozycji zmian została usunięta oraz zawarte zostały nowe lub doprecyzowane aspekty, które zasługują na szczególną uwagę i są to:

• obowiązkowe określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, jeśli danemu naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia jest zdania, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. W poprzedniej wersji projektu określenie systemu zachęt było kwestią fakultatywną
• wydłużenie okresu retencji danych nawet o ponad dwa lata w stosunku do poprzedniej wersji projektu
• usunięcie zapisu odwołującego się bezpośrednio do nadszarpnięcia reputacji sygnalisty w mediach społecznościowych jako zakazanej formy odwetu i zastąpienie tego zapisu zapisem rozszerzonym o zakaz naruszania dóbr osobistych w ogóle

Co dokładnie oznaczać ma zapis o obowiązkowym systemie zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Zapis ten nie jest bezprecedensowy, bowiem podobne rozwiązania funkcjonują np. w Singapurze, na Węgrzech, czy w USA, lecz zapis o obowiązkowym systemie zachęt może rodzić wątpliwości natury operacyjnej i etycznej z punktu widzenia pracodawców. Na tę chwilę możliwa jest jedynie interpretacja tego zapisu, lecz do końca nie wiadomo co na myśli miał ustawodawca w kwestii realizacji tegoż obowiązku. Ostateczna wykładnia bowiem nie jest jeszcze dostępna, bo projekt ustawy jest przed zatwierdzeniem przez Radę Ministrów, na etapie opiniowania, a przykłady z rynku są niewystarczające do rzetelnego opisu sprawy.

Na czym polegać mają bezpieczne zachęty i jakie są stosowane na rynku?

Na dwóch aspektach skupiają się propozycje bezpiecznych zachęt stosowanych na rynku, a mianowicie:

• osobistym
• uniwersalnym

Aspekt osobisty dotyczy indywidualnej ochrony sygnalisty i oznacza faktyczną realizację celu dyrektywy unijnej w sprawie ochrony sygnalistów w postaci zapewnienia im dostępu do poufnych i bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych. Zachęceniem do zgłoszeń wewnętrznych wszelakich nieprawidłowości są zapewne:

• prawo do zachowania anonimowości sygnalisty
• zapewnienie opieki prawnej dla sygnalisty
• zapewnienie opieki psychologicznej dla sygnalisty

Aspekt uniwersalny natomiast polega na wzmacnianiu kultury organizacji, co oczywiście przekłada się również na osobisty dobrostan sygnalisty. W ramach owej kultury organizacji rozumie się budowanie kultury zaufania i bezpiecznego dialogu w zakładzie pracy.

Wyróżnia się odmienne metody komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej przyjętych w przedsiębiorstwie zasad ochrony sygnalistów w formie tradycyjnych szkoleń czy mniej szablonowych spotkań przykuwających uwagę słuchaczy dzięki swemu praktycznemu wymiarowi. Niezależnie od formy, każde szkolenie czy spotkanie daje możliwość przekazania potencjalnym sygnalistom jakie i jak duże szkody może przynieść:

• niezgłoszenie naruszenia lub
• eskalacja sprawy na zewnątrz przedsiębiorstwa

Warte podkreślenia jest to, że w perspektywie długoterminowej uświadamianie negatywnych konsekwencji naruszeń prawa skłania do coraz bardziej pozytywnego postrzegania roli sygnalistów.

Ważnym jest, by pracownicy danej organizacji mieli pewność, że każde zgłoszenie jest wnikliwie weryfikowane, a postępowanie wyjaśniające prowadzone jest rzetelnie i starannie, z poszanowaniem prawa. Takie jasne komunikaty na pewno stanowią swoistą zachętę do dzielenia się zaobserwowanymi nieprawidłowościami.

Czy zgłoszenie poważnego naruszenia prawa to tylko prawo czy być może obowiązek każdego pracownika?

Są przedsiębiorstwa, w których zbieranie informacji o naruszeniach prawa odbywa się dwutorowo:

• w konsekwencji oferowanych sygnalistom zachęt do przekazywania informacji
• nakładając na pracowników obowiązek zgłaszania poważnych naruszeń

Taka polityka organizacji oparta jest na założeniu, że brak zgłoszenia naruszenia skutkować może działaniami dyscyplinarnymi w stosunku do osoby, która zaobserwowała naruszenie, ale go nie zasygnalizowała. Rezultaty takiej strategii są możliwe wyłącznie w obliczu stosowania jej z żelazną konsekwencją, bo w przeciwnym razie odpowiedzialność zakładowa zostanie rozproszona, a zaufanie do funkcjonującego w organizacji systemu zgłoszeń nieprawidłowości rozmyte.

Do mniej radykalnej formy sygnalizowania o nieprawidłowościach należy okresowe zbieranie od pracowników deklaracji, że w razie zaobserwowania naruszenia będą je stosownie wewnętrznie raportować.

W niektórych przedsiębiorstwach stosuje się zasadę informowania wszystkich pracowników o ilości spraw zgłoszonych przez sygnalistów i jakie spotkały losy tych sygnalistów po dokonaniu zgłoszenia (awans lub trwałość umowy) tak, by dać sygnał innym pracownikom, że wobec sygnalistów nie dokonano żadnych niekorzystnych dla nich zmian, a stworzona w organizacji kultura skutecznie zabezpiecza przed dyskryminacją i działaniami odwetowymi.

Faktem jest, iż tego typu rozwiązania sprawdzić się mogą wyłącznie w przedsiębiorstwach, gdzie obowiązuje niekwestionowana ochrona tożsamości sygnalistów.

Czy gratyfikacja finansowa może być stosowana jako zachęta do sygnalizowania nieprawidłowości?

Jeśli pojawiają się stricte finansowe zachęty do sygnalizowania nieprawidłowości, to ich wartość winna być skorelowana ze stratą finansową powstałą wskutek zgłoszonego naruszenia i dla przykładu na rynku amerykańskim funkcjonują programy do nagradzania sygnalistów przez państwo i są to:

• SEC
• CFTC
• IRS

W wyniku działania powyższych programów osoba zgłaszająca naruszenie do odpowiednich instytucji zewnętrznych po wcześniejszym nieskutecznym zgłoszeniu wewnętrznym, może liczyć na otrzymanie od 10% do 30%wartości kar, które zostały nałożone na organizacje. Tej praktyki nie stosuje się w Europie, a co więcej, w prywatnym sektorze w Polsce zachęty finansowe budzą kontrowersje natury etycznej, a dodatkowo panuje opinia, że takie rozwiązanie może również prowadzić do naruszeń.

Pomimo, że zachęty finansowe w formie:

• bonusów
• podwyżek
• awansów

co do zasady zabronione nie są, lecz lepiej z nich zrezygnować, bo mogą powodować pobudki niespójne z celem dyrektywy, jakim jest skuteczna ochrona sygnalistów.

Co oznacza tzw. rozwiązanie hybrydowe odnośnie ochrony sygnalistów?

Rozwiązanie hybrydowe odnośnie funkcjonowania sygnalistów skierowane jest głównie do kadry menedżerskiej i zakłada ono przede wszystkim, że etyczne przywództwo jest jednym z elementów warunkujących zajmowanie stanowisk kierowniczych. Wówczas promowanie postawy menedżerskiej w przedsiębiorstwie przekłada się na budowanie kultury organizacji, w której wspiera się i docenia sygnalistów.

Podsumowując, na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowany został trzeci projekt ustawy o ochronie sygnalistów. Zakłada on min. wprowadzenie w przedsiębiorstwach obowiązkowych zachęt dla zgłaszających nieprawidłowości w miejsce fakultatywnych zapisów, jakie były w poprzednich wersjach projektu. Ustawa, o której mowa, jest wynikiem obowiązku nałożonego przez Unię Europejską w postaci dyrektywy mówiącej o zapewnieniu sygnalistom dostępu do poufnych i bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych.