Ryczałt za pracę zdalną formą ukrytej podwyżki

Generalnie pracodawcy mają problem z właściwym określeniem ryczałtu za pracę zdalną, który po wprowadzeniu w życie nowelizacji kodeksu pracy stanie się obowiązkowy. Musi być on policzony prawidłowo, bowiem jego stawki podlegać będą kontroli ze strony organów do tego uprawnionych. Tymczasem pojawia się pokusa, by go obniżyć celem uniknięcia nadmiernego wzrostu kosztów bądź mocno podwyższyć w związku z presją pracowników na podwyżki, traktując go jako ukrytą formę podwyżki. Obie te pokusy są jednak mocno ryzykowne. Poniżej uwagi i spostrzeżenia jakie w tym zakresie prezentuje doktor Iwona Jaroszewska-Ignatowska z Kancelarii Raczkowski.

Jak zatem dziś wygląda sprawa pracy zdalnej w przedsiębiorstwach?

Generalnie praca zdalna funkcjonuje obecnie w przedsiębiorstwach na bazie przepisów antycovidowych, co ma się już jednak niedługo zmienić, gdy w życie wejdzie nowelizacja kodeksu pracy. I wielu pracodawców już teraz przygotowuje się do wdrożenia jak najszybciej nowych zasad. Mają już oni często gotowe zręby nowych porozumień i regulacji, opracowali inne potrzebne dokumenty oraz przygotowali do zmian systemy informatyczne.

Z drugiej strony wejście nowelizacji kodeksu pracy niestety odkłada się w czasie i nie wiadomo jaki będzie ich ostateczny kształt. Tym samym pracodawcy czekają więc z rozpoczęciem negocjacji w tym temacie ze związkami zawodowymi i przedstawicielami pracowników do chwili ostatecznego uchwalenia nowych przepisów.

Pracodawcy mają spory problem z nowymi przepisami, gdyż muszą już teraz określić, ile kosztowało ich będzie wdrożenie nowych zasad pracy zdalnej, a dokładnie rzecz biorąc wypłata ryczałtów czy też zwrot faktycznie ponoszonych kosztów świadczenia pracy z domu. W wielu przedsiębiorstwach trwa właśnie okres budżetowania, a to oznacza, iż już obecnie należy wskazać w budżecie kwotę, którą przeznaczy się w przyszłym roku na te cele.

Jak zatem obecnie pracodawcy rozliczają ryczałt dla pracowników za pracę z domu?

Na ten moment różnice w tym aspekcie są wręcz kolosalne. Przykładowo są pracodawcy, którzy z tego tytułu wypłacają pracownikom 280 zł miesięcznie, jak i tacy, którzy płacą 32 zł. A pamiętać należy, iż obecnie wypłata ryczałtu nie jest w żaden sposób obowiązkowa. Tym samym większość pracodawców nie płaci nic, uznając możliwość pracy z domu za już wystarczający benefit. A ponadto większość pracodawców ryczałt za pracę z domu traktuje jako świadczenie, które należy opodatkować i ozusować, chociaż są w tym zakresie różne interpretacje i praktyki.

Tymczasem po wejściu w życie nowelizacji kodeksu pracy ryczałt za pracę zdalną ma być zwolniony zarówno ze składek na rzecz ZUS, jak i podatku. I na tym polu pojawić się mogą problemy, gdy kontrolerzy ze strony ZUS czy urzędu skarbowego uznają, iż jego wysokość może być kwestionowana. Stąd bardzo ważne dla przedsiębiorców będzie prawidłowe ustalenie wysokości owego ryczałtu.

Pracodawcy mają w tym zakresie dwie odmienne pokusy, otóż:

• uproszczenie i mocne obniżenie wymiaru ryczałtu, by uniknąć drastycznego wzrostu kosztów
• mocno wywindować stawkę ryczałtu w górę, by w związku z coraz większą inflacją i ogromną presją na podwyżki potraktować go jako ukrytą formę podwyżki; pracownicy uzyskaliby większą wypłatę netto, a pracodawcy nie ponieśliby z tego tytułu dodatkowych kosztów ozusowania i opodatkowania

Każde niewłaściwe ustalenie kwoty ryczałtu jest niestety mocno ryzykowne ze względu na możliwość zakwestionowania zbyt wysokich stawek ryczałtu przez organy kontrolne. A finalnie okazać się wówczas może, iż pracodawcy będą zmuszeni do dopłaty z tytułu podatku i składek ZUS od zakwestionowanej wysokości ryczałtu.

Zatem jak należałoby właściwie wyliczyć stawkę ryczałtu za pracę zdalną?

Problem największy jest w tym, iż tak naprawdę do końca nie wiadomo jak ową stawkę ryczałtu właściwie policzyć. Według projektowanych przepisów wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przez te koszty rozumie się koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do świadczenia pracy.

Tym samym właśnie te dwa rodzaje kosztów należy uwzględnić określając stawkę ryczałtu. Przy czym przy kosztach energii elektrycznej przepisy mówią o uwzględnieniu normy zużycia energii, natomiast w przypadku usług teleinformatycznych żadnych dodatkowych wytycznych nie ma.

W tym zakresie pojawia się zatem ważne pytanie czy wysokość ryczałtu należałoby regionalizować, co wydaje się uzasadnione ze względu na różne koszty energii i usług teleinformatycznych w różnych regionach kraju. Idąc jednak tą drogą obliczanie ryczałtu bardzo się komplikuje, zwłaszcza w przedsiębiorstwach, które mają oddziały w różnych częściach kraju.

Na pewno należy również zweryfikować czy wszyscy pracownicy pracujący zdalnie mają telefony służbowe, czy mają finansowany przez pracodawcę wystarczający przesył danych w tych telefonach czy też w inny sposób. Jeżeli tak, wówczas ryczałt za pracę zdalną objąć winien jedynie koszty energii elektrycznej. Nie wiadomo jednak w tym zakresie:

• czy ryczałt należy różnicować
• czy ryczałt należy indywidualnie ustalać dla każdego pracownika
• czy ryczałt ma być miesięczny
• czy ryczałt ma być dzienny

Tymczasem powyższe wątpliwości mają kluczowe znaczenie chociażby dla osób zatrudnionych w systemie hybrydowym. A skoro stawka ryczałtu ma podlegać kontroli ze strony uprawnionych organów, to warto, by pracodawcy znali klarowny i nieskomplikowany sposób obliczania jego wysokości.

Wątpliwości odnośnie różnicowania stawek ryczałtu dotyczą chociażby tego, iż osoba zatrudniona wyłącznie zdalnie ponosi większe koszty wykonywania pracy z domu niż osoba, która pracuje w ten sposób wyłącznie przez 2 lub 3 dni w tygodniu. To z kolei może rodzić po stronie pracowników zatrudnionych w sposób hybrydowy głębokie poczucie niesprawiedliwości. Nie dość bowiem, iż tracą benefit w postaci pracy zdalnej, to jeszcze dostaną mniej pieniędzy niż osoby wykonujące tylko pracę zdalnie. Powstaje w tym względzie pytanie, czy stawki te można wyrównać, bez obawy, iż zostanie to zakwestionowane przez organy kontrolne. Na chwilę obecną wydaje się, że takiej opcji nie ma.

Z kolei przykładowo wprowadzenie tylko pracy hybrydowej przez pracodawcę, by uniknąć takich problemów i rozterek, w praktyce też jest niemożliwe. Po pierwsze bowiem są pewne grupy zawodowe, jak chociażby informatycy, którzy obecnie chcą pracować jedynie zdalnie. Ta grupa zawodowa traktuje możliwość takiej pracy, a także związaną z nią wysokość ryczałtów, jako konieczny benefit, który zaważyć może na podjęciu decyzji o zmianie pracodawcy czy też przyjęciu oferty zatrudnienia.

Po drugie natomiast nowe przepisy przewidują, iż rodzice wychowujący dzieci do czwartego roku życia mogą złożyć pracodawcy wniosek o pracę zdalną. A pracodawca na stanowiskach, gdzie jest to możliwe, co do zasady nie będzie mógł im odmówić.

Co jeszcze stanowi wyzwanie dla pracodawcy w kontekście pracy zdalnej?

Generalnie pracodawcy, jeśli już pogodzili się z kosztami związanymi z ryczałtem, nie chcą komplikować sobie sposobu jego obliczania. Poza tym nie chcą również wydawać dodatkowych pieniędzy na system czy też zatrudnienie dodatkowej osoby, która będzie się tym zajmowała.

Przykładowo, jeżeli mamy do czynienia z przedsiębiorstwem zatrudniającym około 700 pracowników, pracujących zdalnie i hybrydowo, chodzących na urlopy czy też inne absencje, zmieniających wymiar etatu w trakcie trwania roku kalendarzowego, to od razu widzimy jak wiele zmiennych musi zostać uwzględnionych, by prawidłowo wyliczyć wymiar ryczałtu. I to zrobić będzie musiał odpowiednio zaprojektowany system informatyczny bądź też człowiek.

A jeszcze trudniej może być w branży bankowej i ubezpieczeniowej, gdzie standardem wynikającym z przepisów jest zatrudnianie pracowników w kilku spółkach. Tutaj naliczanie ryczałtu będzie jeszcze większym wyzwaniem.

Kolejny problem to ustalenie kto tak naprawdę winien zajmować się w przedsiębiorstwach kwestią ustalenia stawki ryczałtu – prawnicy, księgowość czy też dział personalny. W wielu przedsiębiorstwach określono, iż kwestię tę powinny wziąć na siebie osoby odpowiedzialne za bhp w przedsiębiorstwie, gdyż to one zajmują się zapewnieniem przez pracodawców bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, w tym odpowiednich narzędzi pracy.

Z robionych już wyliczeń wynika, iż pracownicy nie mają co liczyć na superwysokie stawki ryczałtu za pracę zdalną, ponieważ pracodawcy rekompensować mają jedynie dodatkowe koszty energii elektrycznej oraz dodatkowe koszty usług teleinformatycznych, czyli koszty prywatnego telefonu bądź łącza z Internetem, którego nie zapewnił pracodawca, a który wykorzystywany jest do wykonywania pracy w sposób zdalny.

Podsumowując, wiele kłopotów sprawia pracodawcom właściwe określenie stawki ryczałtu za pracę zdalną, który stanie się obowiązkowym świadczeniem dla pracowników pracujących zdalnie po wejściu w życie nowelizacji kodeksu pracy. Owa stawka musi być policzona prawidłowo, bowiem podlegać będzie kontroli ze strony uprawnionych organów państwa. Tymczasem pojawia się duża pokusa po stronie pracodawców, by ową stawkę mocno zaniżyć celem ograniczenia dodatkowych kosztów, bądź też znacznie ją zawyżyć, traktując ją jako formę ukrytej podwyżki, nieobjętej opodatkowaniem, jak i składkami na rzecz ZUS. To jednak może być działanie wielce ryzykowne.