Przedstawiciele ZUS założą elektroniczne konta przedsiębiorcom

Obecny rok oznacza zmiany dla ponad 175 tys. mikro i małych przedsiębiorców, którzy do tej pory w sposób analogowy rozliczali swoje składki należne wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Obecnie bowiem przedstawiciele ZUS będą zakładać takim przedsiębiorcom elektroniczne konta, by mogli oni zalogować się do portalu organu rentowego, który będzie kontaktować się z nimi w wersji online.

Co zatem zmienia się w kontekście komunikacji z ZUS dla mikro i małych przedsiębiorców?

Generalnie od początku roku obecnego wszyscy przedsiębiorcy płacący składki na rzecz ZUS muszą mieć konta w elektronicznym systemie obsługi. Z informacji pochodzących bezpośrednio od urzędników organu rentowego wynika, iż konta takie zostaną założone dla przeszło 175 tys. przedsiębiorców, którzy dotąd z nich nie korzystali. Będą mogli oni zalogować się na owe konta po uzyskaniu loginu i hasła w czasie e-wizyty lub też w lokalnym oddziale ZUS. Jeżeli natomiast tego nie uczynią, wówczas może ominąć ich jakaś ważna informacja, przesłana przez pracowników organu rentowego.

Sodexo saldo jak sprawdzić?

Jak podkreśla Paweł Żebrowski, rzecznik ZUS, obecnie 112,3 tys. płatników opłacających składki tylko za siebie oraz 63,7 tys. rozliczających składki od 1 do 5 ubezpieczonych nie ma profili informacyjnych płatnika składek. Przedstawiciele organu rentowego będą sukcesywnie zakładać takim osobom profil na podstawie dokumentów zgłoszeniowych złożonych przez płatnika składek do ZUS. Obowiązek posiadania konta na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS) przez wszystkich płatników składek wynika z przepisów uchwalonych jeszcze w 2021 roku, a mianowicie ustawy z 24 czerwca 2021 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1621).

Przepisy te zostały w ostatnim czasie uzupełnione o regulacje dotyczące procedury dostarczania przez ZUS wiadomości w formie cyfrowej i od 16 grudnia ubiegłego roku, czyli od wejścia w życie nowelizacji ustawy systemowej z 27 października 2022 roku (Dz.U. z 2022 r. poz. 2476) z przepisów wynika wyraźnie, iż każde pismo przesłane na PUE ZUS będzie uznawane za doręczone, a przedstawiciele organu rentowego będą posiadali na to dowód w postaci Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO).

O czym zatem pamiętać powinni przedsiębiorcy w kontekście funkcjonowania nowych przepisów w tym zakresie?

Otóż generalnie przedsiębiorcy muszą przestawić się na prowadzenie elektronicznej korespondencji w zakresie wszelakich spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Z dniem 1 stycznia bieżącego roku nie zmieniły się jednak przepisy w zakresie sposobu składania dokumentów ubezpieczeniowych przez płatników składek zgłaszających do ubezpieczeń do 5 osób i nadal będą mieli oni możliwość przekazywania ich, w tym również deklaracji rozliczeniowej, w formie papierowej.

Na razie na PUE ZUS będą dostarczane chociażby takie informacje, jak:

• komunikaty o numerze rachunku składkowego
• przypomnienia o terminach składania dokumentów
• informacje o braku wpłat
• informacje o rozliczeniu wpłat
• przypomnienia o PPK

 Przedstawiciele ZUS podkreślają, iż pozostałe pisma, w tym wszystkie decyzje wzywające do zapłaty zaległych składek czy zwrotu wypłaconych zasiłków, będą nadal wysyłane w formie papierowej. Dla płatników ma to ogromne znaczenie bowiem mają oni tylko 30 dni na odwołanie się od takiej decyzji, a po tym terminie płatnik bezpowrotnie traci możliwość skierowania sprawy do sądu, chyba, że udowodni, iż w tym czasie przebywał w szpitalu i nie był w stanie złożyć odwołania od decyzji.

Jak podkreśla Andrzej Radzisław, ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych, radca prawny i partner w kancelarii Goźlińska Petryk i Wspólnicy, obecnie na portal PUE ZUS nie są wysyłane informacje, które mają wpływ na obowiązki przedsiębiorców wobec ZUS, jednakże historia uczy, że należy bardzo ostrożnie podchodzić do tego typu nowinek. W tym kontekście warto wspomnieć o perypetiach osób prowadzących działalność z ubezpieczeniem chorobowym, gdy jeden dzień spóźnienia w zapłacie składki, czy też niewielka niedopłata, powodowały utratę ochrony wynikającą z tego ubezpieczenia. Te przepisy na szczęście uległy już zmianie.

Obecnie zatem zmianie ulega sposób komunikacji z ZUS, co ma ograniczyć koszty związane z tradycyjną wysyłką pism z organu rentowego i przekierowaniem tej komunikacji na kanały cyfrowe. Pamiętać jednak należy, iż szczególnie starsi przedsiębiorcy nie odnajdują się w cyfrowym świecie. Rzecz zatem w tym, by osoby te nie ponosiły w przyszłości negatywnych konsekwencji, gdy nie wejdą na swoje konto założone w PUE ZUS i nie zauważą ważnego pisma. Warto bowiem zastanowić się, skąd oni mają w ogóle wiedzieć o takim piśmie, skoro nie posiadają chociażby nawet adresu e-mail. Należy zatem mieć nadzieję, iż cyfrowy oraz papierowy system będą funkcjonowały równolegle, by nie narażać na konsekwencje osób, które nie korzystają z komputerów ani Internetu.

Jakie zatem funkcjonalności ma obecnie platforma PUE ZUS?

Otóż w chwili obecnej na platformie elektronicznej PUE ZUS przedsiębiorcy mają dostęp chociażby do takich elementów, jak:

• informacje o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, które pokazują stan opłaconych składek na rzecz ZUS
• informacje o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach
• informacja roczna dla płatnika składek
• wniosek o wydanie zaświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem składek
• wniosek o kontrolę czy zaświadczenie lekarskie dla pracownika zostało wystawione prawidłowo
• zaświadczenia lekarskie swoich pracowników

Poza tym na portalu PUE ZUS przedsiębiorcy korzystać mogą również z bezpłatnej aplikacji ePłatnik, przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych, będącej narzędziem dla małych i średnich przedsiębiorstw. Główne funkcje owej aplikacji to:

• wypełnianie i przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych
• wypełnianie dokumentów z wykorzystaniem danych bezpośrednio z systemu ZUS
• weryfikacja online oraz blokada wysłania do ZUS błędnych dokumentów

Co jeszcze jest istotne w kontekście zmiany zasad komunikacji przedsiębiorców z organem rentowym?

Przedstawiciele ZUS podkreślają, iż skontaktują się z każdym przedsiębiorcą, który nie założył do tej pory konta na portalu PUE ZUS. Paweł Żebrowski podkreśla, iż żaden płatnik składek nie pozostanie bez pomocy przedstawicieli organu rentowego. Już w roku ubiegłym przeprowadzona została bardzo szeroko zakrojona akcja informacyjno-promocyjna w zakresie zakładania profili na portalu PUE ZUS, jak i możliwości korzystania z tego narzędzia. Skierowana ona była w szczególności do tych płatników składek, którzy jeszcze swego profilu na tym portalu nie posiadali.

W odniesieniu do każdej takiej osoby podjęty został kontakt telefoniczny bądź też i mailowy oraz przekazano szczegółowe informacje i instrukcje postępowania. W wyniku tych działań ponad 65,6 tys. płatników założyło samodzielnie profil na portalu PUE ZUS. Poza tym odbyło się również ponad 700 wydarzeń, podczas których informowano o PUE ZUS oraz zakładano profile. W czasie takowych wydarzeń ponad 1,1 tys. płatników zdecydowało się na założenie konta na tym portalu, a akcja informacyjna prowadzona była również w instytucjach współpracujących, jak chociażby urzędach gmin czy też miast.

Podsumowując, generalnie zmienia się sposób komunikacji prowadzonej przez małych i średnich przedsiębiorców z przedstawicielami organu rentowego. Obecnie bowiem wszystko zmierza do tego, by komunikacja ta przybrała formę komunikacji elektronicznej. W tym celu każdy przedsiębiorca opłacający składki za siebie, bądź też opłacający składki za od 1 do 5 ubezpieczonych ma obowiązek posiadania konta na profilu PUE ZUS. By jednak ów obowiązek wszedł w życie, przedstawiciele organu rentowego będą zakładać takowe konta wszystkim tym przedsiębiorcom, którzy do tej pory kont tam nie posiadali, a kontakt z przedstawicielami organu rentowego odbywał się wyłącznie w sposób analogowy. Eksperci mają jednak nadzieję, iż równolegle będzie funkcjonował zarówno cyfrowy, jak i papierowy system, by nie narażać na konsekwencje osób, które prowadzą swoje przedsiębiorstwa, jednak nie korzystają z komputerów czy też Internetu. Szczególnie bowiem starsi przedsiębiorcy nie zawsze odnajdują się w nowoczesnym, cyfrowym świecie.