Administracja pracuje w sposób zdalny

Rząd wprowadził dla urzędników obowiązek pracy zdalnej. To jednak nie oznacza, iż same urzędy są całkowicie zamknięte i niedostępne dla ludzi. Nie wszystkie bowiem zadania można wykonywać w sposób zdalny, a co powoduje, iż załatwienie wielu spraw trwa jednak dłużej.

Jakie są realia wykonywania pracy zdalnej przez urzędników?

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 listopada 2020 roku, zmieniającym rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r. poz. 1931), od 3 listopada urzędnicy powinni pracować zdalnie.

Okazuje się jednak, iż nie zawsze jest to możliwe. Zdaniem Mateusza Karciarza, prawnika z Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k. w Poznaniu, dużo zależy w tej kwestii od wielkości samego urzędu, jak i poziomu cyfryzacji tegoż urzędu. Generalnie bowiem niemożliwa do wykonywania w sposób zdalny jest taka praca, która wymaga bezpośredniego kontaktu z innymi osobami i jest niezbędna do zapewnienia pomocy obywatelom.

W tym zakresie warto spojrzeć na katalog spraw określony w par. 24 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 października 2020 roku w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Otóż niezbędne dla mieszkańców są czynności z zakresu:

• rejestracji stanu cywilnego
• ewidencji ludności i dowodów osobistych
• pomocy społecznej
• świadczenia usług komunalnych
• działania urzędów pracy, w tym wsparcia przedsiębiorców w związku z epidemią
• wydawania praw jazdy, dowodów rejestracyjnych i innych dokumentów komunikacyjnych
• budownictwa oraz planowania i zagospodarowania przestrzennego, w tym dotyczące decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu czy pozwolenia na budowę
• ochrony środowiska, w tym decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji czy usunięcia drzew oraz wydawania zezwoleń na przetwarzanie czy zbieranie odpadów
• korzystania z wód
• przebudowy lub remontu infrastruktury telekomunikacyjnej istniejącej w pasie drogowym drogi publicznej

Jak w praktyce wygląda wykonywanie pracy zdalnej przez urzędników?

Otóż to, że nie każdą pracę można wykonywać w sposób zdalny potwierdza Piotr Bukowski, zastępca dyrektora wydziału organizacji i nadzoru Urzędu Miasta Krakowa. W sposób zdalny pracują bowiem urzędnicy, pracujący w takich komórkach organizacyjnych, które nie realizują bezpośrednich usług dla mieszkańców, nie potrzebują dokumentacji papierowej czy też dostępu dziedzinowych systemów informatycznych (jak chociażby w ramach ewidencji ludności).

Generalnie bowiem świadczenie pracy w formie zdalnej nie może być związane z wynoszeniem poza siedzibę urzędu dokumentów w wersji papierowej, z uwagi na zakaz wynoszenia dokumentów zawierających dane osobowe, bądź też podlegających ochronie prawnej czy też służbowej.

Poza tym zdalnie nie można pracować na systemach wyłączonych z ogólnodostępnej sieci, jak chociażby system rejestrów państwowych czy CEPiK. Dostęp bowiem do tego rodzaju systemów jest certyfikowany, dotycząc konkretnych osób i stanowisk pracy. Jednak jak zauważa Włodzimierz Tutaj, rzecznik prasowy Urzędu Miasta Częstochowy, jest wiele spraw, które można załatwić w formie zdalnej, jak chociażby zgłosić zbycie lub nabycie pojazdu, jego wyrejestrowanie czy też złożyć wniosek o wydanie wtórnika dowodu rejestracyjnego.

Generalnie do takiego załatwiania spraw służą elektroniczne skrzynki podawcze lub platforma obywatel.gov.pl. Poza tym niektóre urzędy przygotowały specjalne skrzynki, gdzie wrzucać można różne wnioski. Przykładowo w Lublinie jest wyznaczonych 7 specjalnych skrzynek, gdzie można pozostawiać dokumenty w zamkniętych kopertach.

W sposób zdalny działają też biura obsługi klienta. Można w ten sposób załatwić sprawy związane z utratą czy też uszkodzeniem dowodu osobistego, jak i wydaniem nowego dokumentu tożsamości. Poza tym również zdalnie można pozałatwiać sprawy meldunkowe, jak i związane z rejestrem PESEL czy też spisem wyborców. Jednakże w wielu tego typu sprawach podstawą do ich załatwienia jest posiadanie profilu zaufanego lub też podpisu elektronicznego.

Kto zatem nie może wykonywać pracy urzędniczej w formie zdalnej?

Do rządowego rozporządzenia o wykonywaniu pracy w formie zdalnej nie mogą zastosować się ci pracownicy samorządowi, którzy w swej pracy korzystają z certyfikowanych baz danych i dokumentów papierowych. Stąd też w tradycyjny sposób funkcjonuje część biur obsługi mieszkańców, urzędy stanu cywilnego czy też wydziały spraw administracyjnych.

Generalnie bowiem jest spora grupa spraw, których nie można załatwić w formie zdalnej, jak chociażby rejestracja urodzenia dziecka, wydanie aktu zgonu czy też odbiór dowodu tożsamości. Stąd też w tym przypadku urzędnicy pracują najczęściej w systemie 50/50, by zapewnić płynność pracy. Jak zauważa Anna Dyksińska z Urzędu Miasta w Sopocie, podobna sytuacja jest w działach zajmujących się wydawaniem pozwoleń na budowę, uzgodnień koniecznych do realizacji inwestycji czy też wpisami do ewidencji działalności gospodarczej.

Jak z kolei mówi Włodzimierz Tutaj, w Częstochowie stacjonarnie pracuje biuro gospodarki lokalowej i usług komunalnych. W tych wydziałach bowiem pracownicy mają do czynienia z fakturami i dokumentami księgowymi, będąc też zobowiązanymi do udziału w wizjach lokali. Poza tym pewna część spraw załatwiana jest stacjonarnie również w wydziale ochrony środowiska, gdyż niektóre z map są trudne do zeskanowania.

Oczywiście w miastach i gminach stacjonarnie pracują też podmioty zajmujące się gospodarka komunalną, chociażby odbiorem i transportem odpadów, dostarczaniem pojemników służących do gromadzenia odpadów komunalnych czy też sprzątaniem terenów miejskich. Jednak właśnie w tym zakresie oczekiwane jest pewne złagodzenie przepisów. Generalnie mamy przecież do czynienia z coraz większą liczbą pracowników na kwarantannie i tym samym brakami kadrowymi. Stąd też wskazanym byłoby zezwolenie na uproszczony odbiór odpadów, chociażby poprzez łączenie kilku ich frakcji.

A jak zmiana zasad pracy urzędów jest oceniania z punktu widzenia interesantów?

Generalnie rozporządzenie rządu o poleceniu wykonywania pracy w formie zdalnej nie spowodowało wielkiej rewolucji, tym niemniej mieszkańcy muszą liczyć się z utrudnieniami, a zwłaszcza z wydłużeniem czasu załatwienia sprawy. Jak zauważa Marta Bartoszewicz z Urzędu Miasta Olsztyna, w tym urzędzie wprowadzono system kolejki elektronicznej, gdzie musi się zgłosić każda osoba pragnąca załatwić sprawę w urzędzie. To spowodowało zmniejszenie liczby obsługiwanych osób, ale tym samym zwiększenie bezpieczeństwa pod kątem zagrożeń epidemicznych.

Podobne systemy działają też w innych miastach i one w połączeniu z pracą zdalną części urzędników, jak i przebywaniem pewnej grupy osób na kwarantannie, powodują generalnie, iż liczba obsługiwanych osób zmalała, tym samym wydłużył się czas załatwiania spraw. Przed epidemią wiele rzeczy można było osobiście załatwić wręcz „od ręki”, tymczasem obecnie ten czas się wydłużył. Przy czym winne temu jest nie tylko przejście urzędów na pracę zdalną i braki kadrowe z powodu zwolnień i kwarantanny, ale też i obowiązkowa kwarantanna dokumentów dostarczanych przez interesantów.

Eksperci przestrzegają jednak, iż pomimo utrudnień w funkcjonowaniu, urzędy muszą prowadzić postępowanie administracyjne, a mieszkańcy nie mogą zostać pozbawieni prawa udziału w takich sprawach. Organy administracji publicznej są bowiem zobowiązane do zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania administracyjnego, a przed wydaniem decyzji mają prawo do zajęcia w tym temacie swego stanowiska. I pomimo trudności w wyegzekwowaniu obecnie tych uprawnień, nikt urzędów z tego obowiązku nie zwolnił. A naruszenie zasad czynnego udziału strony może rzutować na prawidłowości wydanych decyzji.

Z uwagi na powyższe, samorządowcom zależy obecnie na zawieszeniu biegu postępowań administracyjnych i cywilnych. I takie rozwiązanie byłoby ze wszech miar, jako czasowe rozwiązanie, potrzebne i wskazane. W tym temacie ze strony rządowej płyną sygnały, iż prawdopodobnie takie zapisy znajdą się w kolejnych regulacjach zwanych tarczami antykryzysowymi. Jednakże, dopóki nie będą znane szczegóły, trudno się do nich odnieść.

Ponadto przesunięciu ma też ulec termin uchwalania budżetów samorządów na rok 2021, choć z ustaleń wynika, iż akurat praca zdalna nie przeszkodziła w prowadzeniu prac nad ich projektowaniem. Urzędnicy bowiem często korzystali z platform internetowych przy opracowywaniu tych dokumentów, co sprawiało, iż proces przebiegał sprawnie.

Podsumowując, przejście urzędów na pracę zdalną dość znacznie zmieniło ich sytuację. Nie wszystkie działy bowiem mają możliwość wykonywania pracy w ten sposób, a ponadto są pośród nich takie zadania, które wymagają osobistego kontaktu z interesantem bądź dokumentami. Z kolei dla osób pragnących załatwić jakieś sprawy urzędowe generalnie wydłużeniu uległ czas załatwienia sprawy. Tym niemniej większych problemów w funkcjonowaniu urzędów w tej formie nie ma.