Aktualna sytuacja kadrowa w służbie cywilnej

Aktualna sytuacja kadrowa w służbie cywilnej jest taka, iż generalnie chętnych do pracy w urzędach z roku na rok jest coraz mniej. Obecnie przygotowano projekt, który zakłada drugą ścieżkę kształcenia urzędników mianowanych, w którym uczestniczyć będą mogli również pracownicy administracji, nie przerywając pracy w urzędzie. Poniżej uwagi oraz spostrzeżenia jakie w tym temacie oraz w zakresie aktualnej sytuacji kadrowej ma Dobrosław Dowiat-Urbański, szef służby cywilnej.

Co jest zatem istotne w kontekście zarządzania służbą cywilną w Polsce?

Generalnie zarządzanie służbą cywilną w Polsce jest wielkim wyzwaniem, bowiem ogarnąć trzeba całą strukturę liczącą 118 tys. członków korpusu służby cywilnej, dbając o zapewnienie spójności i harmonizacji przepisów, nawet gdy nie są to rozwiązania stricte legislacyjne. Wówczas z pomocą przychodzą instrumenty miękkie, jak chociażby wytyczne, zalecenia i zarządzenia szefa służby cywilnej. W ostatnich latach zauważyć należy, iż płace urzędników systematycznie rosną. Prawdopodobnie nie w takiej skali jak oczekiwaliby urzędnicy i osoby odpowiedzialne za służbę cywilną, lecz podwyżki są realne. W roku 2023 będziemy mieć do czynienia z kolejnym wzrostem kwoty bazowej o niemalże 8%, przy czym jest to znacznie mniej od proponowanej skali wzrostu na poziomie 14,5%. Dopiero bowiem taka podwyżka miałaby szansę wyrównać poziom inflacji tegorocznej oraz planowanej.

Niestety w tym zakresie przyjęto jednakowe podejście dla całej sfery budżetowej i wyższych podwyżek nie udało się z rządem wynegocjować. Jest to bardzo istotne w kontekście służby cywilnej, gdyż obecnie mamy w niej do czynienia z dużą fluktuacją kadr i małą liczbą chętnych do pracy. Tymczasem wręcz koniecznością jest zatrzymywanie wartościowych osób w urzędzie oraz potrzeba ściągnięcia nowych pracowników. Coraz poważniejszym problemem staje się proces starzenia się korpusu służby cywilnej.

Jak zatem obecnie przedstawia się sytuacja kadrowa w służbie cywilnej?

Przykładowo jeszcze przed dekadą, gdy mieliśmy do czynienia z rozrastającą się administracją publiczną co ofert pracy było około 200 w tygodniu, a obecnie zbliżamy się do 1.000. Niestety chętnych do pracy w administracji z roku na rok jest coraz mniej. Dziś mamy 9 kandydatów na miejsce, gdy tymczasem jeszcze kilka lat temu było to średnio 36.

Podstawowym problemem w tym zakresie na pewno jest kwestia wynagrodzeń, gdyż w latach poprzednich kwota bazowa, będąca wyznacznikiem płac w administracji, była na poziomie wyższym od płacy minimalnej. Obecnie natomiast płaca minimalna przewyższa ową kwotę. Tyle, że kiedyś płaca minimalna nie rosła tak szybko jak obecnie.

Problemy kadrowe dotyczą nie tylko braku chętnych do pracy na nabór ogłaszany przez urzędy administracji, lecz również istnieje małe zainteresowanie młodych ludzi kształceniem w Krajowej Szkole Administracji Publicznej (KSAP). Być może ta formuła kształcenia po 30 latach funkcjonowania po prostu się wyczerpała.

Czy zatem spodziewać się należy jakichś zmian w funkcjonowaniu KSAP?

Przygotowany został projekt nowelizacji ustawy o KSAP, zakładający drugą ścieżkę kształcenia przyszłych urzędników mianowanych. Otwiera to drogę dla obecnych pracowników administracji, którzy nie chcą przerywać pracy w urzędzie i tracić prawa do wynagrodzenia. Przechodziliby oni bowiem podobną drogę kształcenia jak słuchacze KSAP, włącznie z uzyskaniem na końcu mianowania. Nie ma tutaj żadnego zagrożenia obniżenia rangi urzędnika mianowanego, bowiem osoby zgłaszające się na takie szkolenie również będą musiały zdawać trudne egzaminy.

Poza tym zakończeniu uległy długie i drobiazgowe uzgodnienia z resortami w zakresie projektu nowelizacji ustawy o służbie cywilnej. Z założenia projekt ten wprowadza wiele nowości, które sprawić powinny, iż będzie łatwiej pozyskiwać kandydatów do pracy.

Już od jakiegoś czasu opracowywana jest również platforma elektroniczna przeznaczona do rekrutacji, która ma być wprowadzona po uchwaleniu nowelizacji ustawy o służbie cywilnej. Zakłada się, iż nowe przepisy, zgodnie z którymi elektroniczna rekrutacja będzie tą podstawową, wejdą w życie, gdy będzie już gotowa nowa platforma rekrutacyjna oraz przeszkoleni urzędnicy do jej obsługi. Dzięki owej platformie będzie można zgłosić się na wolne stanowisko urzędnicze bez konieczności wysyłania tradycyjną pocztą dokumentów papierowych.

Takie rozwiązanie może pomóc w przyciągnięciu młodych ludzi do pracy. Obecnie wiele osób zgłasza się na kilkanaście stanowisk jednocześnie, w efekcie kopie dokumentów i listów wysyłać muszą kilkanaście razy. Po zmianach będą mieć oni w urządzeniu elektronicznym plik ze skanowanymi dokumentami, które będą dołączać do aplikacji i wysyłać bezpośrednio do urzędu, a później jedynie oczekiwać na telefon. Założeniem jest również rozbudowanie systemu o narzędzie do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych przez Internet. Pozyskując nowe młode osoby do pracy zapominać nie można o kwestiach finansowych, lecz działania pozapłacowe również są bardzo istotne.

Jakich zmian nie udało się wprowadzić, a jakie z kolei wprowadzono zmiany, które nie wypadają dobrze w ocenie?

Otóż nie udało się wprowadzić do projektu nowelizacji o służby cywilnej rekompensat za pracę w nadgodzinach. Poza tym wątpliwości wzbudza również wprowadzona w 2016 roku rezygnacja z konkursu na wyższych stanowiskach urzędniczych. Generalnie nie ma i nigdy nie było rozwiązań idealnych, a każde ze stosowanych ma swoje mocne i słabe strony. W tym kontekście zauważyć warto, iż większość dyrektorów jest powoływanych z grona członków korpusu służby cywilnej, a tylko około 30% spoza korpusu. Wydaje się zatem, iż jest to zdrowa proporcja.

Na temat słuszności i zasadności podejmowanych decyzji w zakresie funkcjonowania służby cywilnej zapewne już niedługo będzie można dowiedzieć się z raportu Najwyższej Izby Kontroli, bowiem prowadzi on obecnie horyzontalną kontrolę działania służby cywilnej. Istotne jest w tym względzie to, iż większość urzędników administracji rządowej znajduje się w korpusie służby cywilnej. Niektóre stanowiska są jednak mniej urzędnicze ze względu na charakter ich pracy i dlatego formalnie są one poza korpusem. Szef służby cywilnej nie ma kompetencji do badania ilu takich urzędników rzeczywiście jest w administracji, gdyż zgodnie z art 15 ustawy o służbie cywilnej może gromadzić jedynie informacje o korpusie służby cywilnej. Niezmiernie ważnym jest, by osoby pracujące na neutralnych politycznie stanowiskach urzędniczych były zatrudniane na podstawie przepisów o służbie cywilnej. Jednocześnie doradcy i asystenci ministrów oraz premiera są poza korpusem urzędniczym i jest to rozwiązanie dobre, podlegają oni bowiem ustawie o pracownikach urzędów państwowych.

Podsumowując, generalnie mamy do czynienia ze zmniejszającym się zainteresowaniem pracą w służbie cywilnej. Chętnych do pracy w urzędach z roku na rok jest coraz mniej, a jednym z coraz większych problemów tegoż urzędu jest proces starzenia się korpusu służby cywilnej. By temu przeciwdziałać przygotowano zarówno projekt nowelizacji ustawy o służbie cywilnej, jak i projekt organizacji działania placówki kształcącej przyszłych urzędników mianowanych, czyli Krajowej Szkoły Administracji Publicznej. Pośród różnego rodzaju działań przewiduje się znaczną elektronizację samego procesu rekrutacyjnego, gdyż obecnie chętni do pracy w urzędzie muszą wysyłać tradycyjną pocztą wiele papierowych dokumentów. Po zmianach zacznie działać platforma elektroniczna, której zadaniem będzie przede wszystkim znaczne ułatwienie przebiegu procesu aplikacyjnego, ukierunkowane szczególnie na osoby młode. Pytanie jednak na ile okaże się to rozwiązaniem skutecznym, bowiem jednym z podstawowych problemów dotyczącym braków kadrowych jest kwestia wysokości wynagrodzeń w służbie cywilnej oraz jej neutralności politycznej.