Czy podwładnego można wysłuchać poprzez e-mail?

W dobie coraz bardziej rozwiniętych technologii informatycznych i coraz bardziej urozmaiconych form komunikacji mamy do czynienia z wątpliwościami co jest do wykorzystania podczas pracy, a co już niekoniecznie. To samo dotyczy wysłuchania stanowiska pracownika poprzez e-mail, który jest podejrzewany o naruszenie regulaminu i zasad pracy. Okazuje się, iż jest taka możliwość, o ile sam pracownik się na to zdecyduje.

Jakie są zatem możliwości wysłuchania argumentów pracownika w obecnej sytuacji?

Generalnie epidemia COVID-19 istotnie wpłynęła na organizację pracy, tymczasem przestrzeganie przez pracowników przyjętych w zakładzie pracy zasad organizacji jest obecnie szczególnie ważne. Pracodawcy bowiem nie mogą teraz pozwolić sobie na przysłowiowe przymykanie oczu na naruszenia przepisów porządkowych, gdyż skutki takiego postępowania mogą okazać się poważniejsze niż w normalnym czasie.

Naruszenia porządku i regulaminu pracy, które wiążą się z odpowiedzialnością porządkową pracownika, to między innymi:

• nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy
• nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy
• nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych
• nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy
• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy

Powyższe wykroczenia pracownicze zagrożone są karą upomnienia, nagany, jak i karą pieniężną.

Pracodawca jednakże winien pamiętać o formalnościach jakie czekają na niego, przed nałożeniem kary na pracownika. Nawet bowiem wówczas, gdy poweźmie on pewną informację o popełnieniu przez pracownika przewinienia porządkowego, nie może on nałożyć kary porządkowej automatycznie. Koniecznym jest bowiem wysłuchanie tegoż pracownika.

I przepisy obowiązujące podczas panującego stanu epidemii nie zniosły obowiązku przesłuchania pracownika. Tym samym pracodawca nie może powołać się na szczególne warunki i szczególny czas (jakim jest epidemia), by odstąpić od przeprowadzenia wysłuchania pracownika.

Co do zasady, jeżeli z powodu nieobecności pracownika w pracy nie może być on wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązków pracowniczych nie rozpoczyna się, a rozpoczęty – ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika w pracy.

A jak przepisy odnoszą się do sytuacji, gdy pracownik, który popełnił wykroczenie, pracuje w sposób zdalny?

Problemem jest to, iż przepisy kodeksu pracy nakazujące przeprowadzenie w takiej sytuacji wysłuchania pracownika, nie precyzują w jaki sposób ma być ono przeprowadzone. Należy zatem założyć, iż właściwym będzie odwołania się do potocznego znaczenia słowa „wysłuchanie”, co oznacza, iż pracodawca musi stworzyć pracownikowi takie warunki, by ten mógł przy pomocy mowy wypowiedzieć się co do stawianych mu zarzutów. I pogląd taki znajduje też swe uzasadnienie w orzeczeniach Sądu Najwyższego (SN), z którego wynika, że literalne, jak i potoczne rozumienie używanego przez pracodawcę zwrotu „po uprzednim wysłuchaniu” wymaga od pracodawcy przeprowadzenia ustnego sposobu wysłuchania pracownika, który w tej właśnie formie ma największe możliwości wyjaśnienia kwestii spornych, ewentualnie uzasadniających nałożenie kary porządkowej.

Stąd też jako nieprawidłowe uznać należy próby zastąpienia wysłuchania innymi formami, czyli przykładowo obowiązkiem złożenia oświadczenia z wykorzystaniem firmowej poczty elektronicznej. Zatem pracodawca, nawet podczas czasu epidemii, nie ma prawa ograniczać czynności wysłuchania do formy, będącej sprzeczną z powszechnie przyjętym sposobem realizacji tej czynności.

Zatem pracownikowi należy umożliwić ustosunkowanie się ustne do stawianych mu zarzutów. Co jednak nie oznacza, iż wizyta w przedsiębiorstwie i spotkanie z przełożonym lub osobą działająca w jego imieniu jest konieczne.

Jak zatem przeprowadzić wysłuchanie pracownika pracującego w sposób zdalny?

Otóż zupełnie dopuszczalnym jest zastosowanie środków bezpośredniego komunikowania się na odległość. Szczególnie zaś w przypadku osób pracujących zdalnie wręcz rekomendowanym jest przeprowadzenie wysłuchania poprzez rozmowę telefoniczną bądź wideorozmowę.

Pamiętać bowiem należy, iż generalnie pracodawca musi umożliwić pracownikowi wypowiedzenie się w formie ustnej, jednakże to do pracownika należy decyzja, czy z tej opcji skorzysta. Nawet zatem jeżeli pracodawca stworzy mu możliwość ustnego ustosunkowania się do stawianych mu zarzutów, to pracownik ma prawo z takiej formy wysłuchania zrezygnować i poprzestać na wyjaśnieniach pisemnych.

Jednocześnie już odstąpienie od wysłuchania pracownika w ogóle stanowi naruszenie ustawowej procedury nakładania kary porządkowej. A jeżeli jej nałożenie nastąpiło właśnie z naruszeniem przepisów prawa, pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od zawiadomienia go o fakcie nałożenia kary wnieść sprzeciw. W tym przypadku o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca, po wysłuchaniu stanowiska zakładowej organizacji związkowej (przy czym nieodrzucenie sprzeciwu w terminie 14 dni od jego wniesienia jest różnoznaczne z jego uwzględnieniem). Z kolei pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od jego odrzucenia wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

Podsumowując, zatem pracodawca nie może narzucić pracownikom innej formy wysłuchania, aniżeli umożliwienie im przeprowadzenie owego wysłuchania w formie ustnej (również z wykorzystaniem nowoczesnych kanałów komunikacyjnych). Ważnym jest jednakże to, iż to do pracownika należy ostateczna decyzja w jakiej formule chce on przeprowadzić wysłuchanie. Zatem równie dobrze może on zdecydować, iż chce skorzystać z formy pisemnej, w tym również w postaci e-mailowej.