Jak ustalić koniec pracy biurowej

Ciekawym zagadnieniem jest określenie czasu, gdy kończy się praca biurowa. Niektórzy przedsiębiorcy uznają bowiem, iż skoro czas pracy kończy się o 16-tej, to dopiero o tej godzinie można wyłączyć komputery, a następnie spakować się i zamknąć pomieszczenie biurowe. Pytanie zatem, czy jest to właściwe podejście do określenia końca pracy biurowej.

Co zatem powinniśmy wiedzieć o czasie pracy i jego trwaniu?

Generalnie obowiązkiem pracownika jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, co wynika nie tylko z art. 22 kodeksu pracy, lecz również art. 100 par. 2 pkt 1 i 2 tegoż kodeksu, gdzie mowa jest o podstawowych obowiązkach pracownika.

W praktyce problematyczne jest czy należy stawiać się w pracy na godzinę wyznaczoną jako godzina rozpoczęcia pracy z rozkładzie pracy, a takie czynności jak chociażby zaparzenie sobie kawy, zalogowanie do sieci czy też przebranie w odzież roboczą wliczane są już do czasu pracy czy też należy przyjść odpowiednio wcześniej by czynności te wykonać przed godziną wyznaczoną jako rozpoczęcie pracy.

Kodeks pracy nie reguluje tych kwestii wprost, zaliczając do czasu pracy czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Zdaniem sędziów Sądu Najwyższego czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy oznacza nie tylko czas rzeczywistej pracy, lecz również okres jej nieświadczenia, gdy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy – mowa jest o tym chociażby w postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 28 marca 2019 roku (sygn. akt I PK 89/18).

W tym aspekcie pamiętać należy, iż odbicie karty na bramce wejściowej, jak ma to miejsce w wielu zakładach pracy, nie oznacza rozpoczęcia pracy. Jest to jedynie dowód potwierdzający obecność pracownika w pracy. Pracownik bowiem, nawet po dokonanym potwierdzeniu przybycia, może nie rozpocząć pracy rozmawiając chociażby z kolegą, załatwiając przez telefon swoje sprawy osobiste czy też wykonując inne czynności niemające związku z pracą. Dopiero zatem, gdy zacznie on wykonywać czynności merytorycznie związane z pracą, czyli przykładowo włączy komputer, otworzy segregator z dokumentami czy też wyjmie pieczątki z szuflady, to dopiero wtedy zacznie biec mu czas pracy. Analogiczna sytuacja dotyczyć będzie również zakończenia pracy.

Jak zatem należałoby odnieść się do tematyki określenia czasu pracy?

W tym kontekście warto zapoznać się z orzecznictwem sądowym. Otóż w wyroku z 24 września 2020 roku (sygn. akt III PK 38/19) sędziowie Sądu Najwyższego przyjęli, jest czasem pracy jest również czas, który pracownik musi poświęcić na przemieszczanie się po terenie zakładu pracy celem wykonania kolejnych czynności pracowniczych wynikających z nałożonych na niego obowiązków. Z wyroku tego wyczytać można również, iż z definicji czasu pracy zawartej w kodeksie pracy wyodrębnić można 2 elementy mianowicie:

• element pierwszy to pozostawanie w dyspozycji pracodawcy
• element drugi to obecność w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy

Co do zasady, oba te składniki powinny wystąpić łącznie, by można było stwierdzić, iż dany okres jest uznawany za czas pracy.

Podobne stanowisko zaprezentowali sędziowie Sądu Apelacyjnego w Poznaniu w wyroku z 21 marca 2018 roku (sygn. akt III AUa 2547/16), uznając, iż pozostawanie w dyspozycji pracodawcy jest stanem fizycznej obecności w zakładzie pracy bądź innym miejscu, które w zamyśle pracodawcy jest wyznaczone do wykonywania pracy. Samo pozostawanie do dyspozycji pracodawcy wiązać należy z ograniczeniem swobodnego dysponowania przez pracownika swoim czasem, z przyczyn będących po stronie pracodawcy.

Odnosząc z kolei ustalenie czasu pracy do rozważań nauki prawa znaleźć można nieco odmienne stanowiska. Przykładowo w pozycji M.Gersdorf, M.Raczkowski. K.Rączka „Kodeks pracy. Komentarz”, wydanie III, Warszawa 2014 czytamy: „Pracownik przestrzega ustalonego czasu pracy, jeżeli o godzinie wynikającej z obowiązującego go rozkładu czasu pracy stawi się w miejscu, w którym w sposób przyjęty u danego pracodawcy potwierdza się przybycie i obecność w pracy. U pracodawców zobowiązanych do ustalania regulaminu pracy ten sposób powinien być określony w tym akcie prawnym”.

Natomiast w pozycji M.Nałęcz, W.Muszalski „Kodeks pracy. Komentarz”, Warszawa 2017, znaleźć można informacje o tym, iż czas pracy pracownika rozpoczyna się o tej godzinie, w której jest on obowiązany stawić się na stanowisku pracy, nie zaś od chwili, w której potwierdza przybycie do pracy.

Z tego wynika, iż pierwszy zaprezentowany pogląd jest bardzo korzystny dla pracownika, bowiem po podpisaniu listy obecności, czy też przybiciu karty w czytniku, jest on już w pracy. A każda czynność po potwierdzeniu obecności będzie wliczana do czasu pracy. Potwierdzenie takiego stanowiska znaleźć można chociażby w wyroku Sądu Najwyższego z 3 grudnia 2008 roku (sygn. akt I PK 107/08), gdzie sędziowie uznali, iż czas pracy przedstawiciela handlowego rozpoczynał się od wyjazdu z mieszkania, ponieważ od tego momentu rozpoczynają się bezpośrednie czynności przygotowawcze do wykonania zasadniczego zadania pracowniczego. W sprawie tej pracodawca nie zorganizował dla swoich pracowników żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako placówka zamiejscowa siedziby pracodawcy, a funkcję tę spełniało mieszkanie pracownika.

Podkreślić również warto, iż niektóre czynności wykonywane przez pracownika, pomimo iż mają miejsce przed pracą lub po pracy, mogą być zakwalifikowane jako czynności merytoryczne, bez których wykonania pracownik nie mógłby zrealizować swych obowiązków. Mowa jest o tym chociażby wyroku Sądu Najwyższego z 22 sierpnia 2019 roku (sygn. akt I PK 96/18), gdzie sprawa dotyczyła sztygara zmianowego. Otóż bezpośredni przełożony owego sztygara wymagał, by stawiał się on w pracy 30 minut przed rozpoczęciem zmiany. Sztygarzy przychodzili również wcześniej przed pierwszą zmianą i w tym czasie wykonywali czynności administracyjno-biurowe. Odprawa odbywała się na 20 minut przed rozpoczęciem danej zmiany, a przed odprawą, ze względów organizacyjnych, istniała również konieczność poświęcenia 10 minut na rozmowę ze sztygarem z poprzedniej zmiany. Poza tym, po wyjeździe na powierzchnię sztygar udawał się do łaźni, a następnie do biura celem sporządzenia raportu dniówek pracowników. To również zajmowało 15-20 minut. Zdaniem sędziów Sądu Najwyższego czynności te stanowiły istotną część jego normalnych obowiązków pracowniczych związanych z zajmowanym stanowiskiem, realizowanych w czasie pracy. A wynikająca z przyczyn organizacyjnych konieczność wykonywania ich w czasie pracy, przekraczająca obowiązujące powoda dobowe normy czasu pracy oznaczała, iż czynności te należało uznać za pracę w godzinach nadliczbowych w rozumieniu przepisów kodeksu pracy.

Jak zatem podsumować rozważania o właściwym podejściu do tematyki ustalenia czasu pracy?

Generalnie na pewno obowiązkiem pracownika jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy. Problematyczna kwestia dotyczy tego, o ile wcześniej pracownik musi przyjść do pracy, by przygotować swoje stanowisko i siebie do pracy. Przykładowo sędziowie Sądu Najwyższego odróżniają kąpiel pracownika po pracy jako czynność higieniczną, która nie stanowi czynności przygotowawczych, od czynności brania kąpieli po pracy w celu jej kontynuowania, ale w innym charakterze jako pracownika administracyjno-biurowego.

Tym samym trudno jednoznacznie przesądzić jakie czynności pracownicze, wykonywane przed pracą i po niej, należy wliczyć do czasu pracy. Trzeba zatem przyjąć, iż nie jest możliwe skonstruowanie ogólnej definicji prawnej czynności przygotowawczych, a jedynie można je określić ad casum, biorąc pod uwagę ustalenia faktyczne co do obowiązków nałożonych na pracownika.

W odniesieniu do standardowej pracy biurowej należałoby przyjąć, iż pracownik powinien pracować do końca swojej dniówki roboczej, a nie wychodzić punktualnie z miejsca pracy. W przypadku bowiem pracy biurowej nie zachodzi konieczność przebrania się z odzieży i obuwia roboczego we własne ubrania i nie trzeba również brać kąpieli oraz porządkować swojego miejsca pracy. Jedynym obowiązkiem jest wówczas zamknięcie programu komputerowego, na którym wykonywało się pracę oraz założenie ciepłej odzieży wierzchniej i zgaszenie światła. Logicznym wydaje się, iż czynności te powinny zmieścić się w czasie 5 minut. Stąd też zachowanie pracowników wychodzących kilka minut po godzinie 16:00 nie narusza norm czasu pracy i jest zgodne z prawem.

Podsumowując, nie jest łatwe ustalenie końca pracy biurowej, bowiem przepisy kodeksu pracy wprost tego nie określają. Pewne jest jedynie to, iż obowiązkiem pracownika jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, natomiast nie ma jednoznacznego stanowiska odnośnie tego, kiedy ten czas pracy się zaczyna i kiedy się on kończy. Szczególnie w kontekście czynności przygotowawczych, zarówno przed pracą, jak i po pracy. Są wręcz w tym aspekcie odmienne stanowiska, bowiem spotkać się można z takim, z którego wynika, iż każda czynność po potwierdzeniu obecności w pracy powinna być już wliczana do czasu pracy, jak i z takim, z którego wynika, iż czas pracy pracownika rozpoczyna się o tej godzinie, o której jest on obowiązany stawić się na stanowisku pracy, a nie zaś od chwili, w której potwierdza on przybycie do pracy. Tym samym należy w takiej sytuacji stosować zasady zdrowego rozsądku oraz współżycia społecznego.