Nowe zasady kontroli pracownika zdalnego

Dobiegły końca prace nad nowelizacją kodeksu pracy, która szczegółowo ma uregulować zasady wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzania badania pracowników na obecność alkoholu i innych substancji psychoaktywnych. Ustawa z 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw już niedługo wejdzie w życie, w tym również przepisy o pracy zdalnej. W tym kontekście zmianie ulegną, między innymi, zasady kontroli pracownika zdalnego.

Jak zatem obecnie przedstawiać się będą zasady dotyczące kontroli pracownika wykonującego swe czynności służbowe w formie zdalnej?

Generalnie wiele osób zastanawia się nad tym, jak przebiegać będzie w praktyce kontrola pracownika zdalnego, a w szczególności, gdy praca jest wykonywana w miejscu zamieszkania. Niezależnie od tego, czy pracownicy wykonywać będą pracę w formie całkowitej czy częściowej pracy zdalnej, to wszyscy oni mogą zostać skontrolowani przez pracodawcę. Co więcej, taką kontrolą będą mogli zostać objęci również pracownicy korzystający z okazjonalnej pracy zdalnej, bowiem nowe przepisy przewidują, iż pracodawca będzie miał prawo przeprowadzić kontrolę:

• wykonywania pracy zdalnej przez pracownika
• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych

Same zasady kontroli powinny zostać określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, w regulaminie pracy, w poleceniu albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej dotyczyć będzie przede wszystkim tego, czy pracownik zdalny podjął pracę danego dnia. Tym samym niewystarczające będzie raczej samo potwierdzenie obecności przez pracownika, a to w jaki sposób zostanie dokonana kontrola wykonywania pracy zdalnej, zależy od rodzaju zleconej pracy. Generalnie pracownik otrzymujący stałe, krótkie zadania, jak chociażby sporządzenie raportu czy też analizy, jest stale rozliczany z efektów swojej pracy. Inaczej jest jednak w sytuacji, gdy pracownik pracuje zdalnie nad większym projektem. Gdy pracodawca nie otrzymuje żadnych wymiernych efektów pracy pracownika nawet przez kilka dni, wówczas rekomendowanym rozwiązaniem byłoby zastosowanie formularzy, gdzie pracownik by na bieżąco informował o wykonanych danego dnia zadaniach.

W praktyce jednak kontrola ograniczona będzie prawem prywatności danego pracownika, co oznacza, iż możliwe będzie kontrolowanie pracownika za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się lub w miejscu świadczenia pracy zdalnej, po uprzednim porozumieniu się z pracownikiem. Podkreślić warto w tym miejscu, iż przepisy mówią o kontroli nie tylko w kontekście wykonywania pracy, bądź też jej efektów, ale będzie to również możliwe w odniesieniu do samego sposobu i warunków wykonywania pracy zdalnej, w tym chociażby trzeźwości pracownika.

A jak przepisy odnosić się będą do kontroli pracy zdalnej w kontekście przestrzegania przepisów bhp?

Zasadniczo praca zdalna, podobnie zresztą jak i praca stacjonarna, odbywać się musi w bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy. W odróżnieniu jednak od pracy stacjonarnej, pracownik zdalny będzie mógł świadczyć pracę w każdym innym miejscu niż zakład pracy, w tym w miejscu zamieszkania, o ile ustalił je z pracodawcą. Tym samym z uwagi na nieobecność pracownika zdalnego w siedzibie pracodawcy, ów nie będzie mógł faktycznie wykonać części swych obowiązków z zakresu bhp. W przypadku pracy zdalnej pracodawca nie będzie zatem zobowiązany między innymi do:

• organizacji stanowiska pracy
• dbania o stan pomieszczeń
• zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych
• dostarczania środków higieny osobistej

Zatem w sytuacji pracy zdalnej to pracownik będzie zobowiązany do zapewnienia czystości w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz odpowiedzialny za to, że inne elementy środowiska bądź też osoby trzecie nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej.

Nie można również w tym kontekście zapominać o odpowiedniej ergonomii miejsca pracy, w tym chociażby odpowiednim wyposażeniu biurowym, czyli zapewnieniu biurka, krzesła, oświetlenia, wentylacji czy nawet o hałasie. Przygotowanie stanowiska pracy odbywać się będzie oczywiście w porozumieniu z pracodawcą, jednakże jego rola w tym zakresie sprowadzać się będzie przede wszystkim do poinstruowania pracownika o tym, jak powinno wyglądać stanowisko pracy oraz do skontrolowania, czy pracownik je zapewnił i faktycznie tych wymagań przestrzega.

A jak nowe przepisy o pracy zdalnej odnosić się będą do bezpieczeństwa ochrony informacji?

Celem prawidłowego zabezpieczenia informacji, w tym również danych osobowych, nowe przepisy przewidują obowiązki, które w większości zwyczajowo pracodawcy realizowali już w stosunku do swoich stacjonarnych pracowników, telepracowników, jak i tych, którzy wybierali się na kilkudniowy home office. W tym kontekście wypunktowanie poszczególnych działań pracodawców w zakresie ochrony danych potraktować można zatem jako swego rodzaju check listę, którą każdy, zarówno pracodawca, jak i pracownik, powinien sprawdzić przed udaniem się z komputerem służbowym do domu.

W tym kontekście kontrola w zakresie przestrzegania ochrony danych polegać może na sprawdzaniu wielu okoliczności, począwszy od odpowiedniego logowania się do komputera służbowego, poprzez ustawienia wygaszacza ekranu wraz z dodatkowym uwierzytelnianiem czy też po ostateczne zrobienie backupu danych po zakończeniu pracy i wylogowaniu się ze służbowych serwerów.

Jak w praktyce przebiegać może zatem kontrola pracownika zdalnego ze strony pracodawcy?

Niewątpliwie pierwszym krokiem będzie ustalenie zasad kontroli pracy zdalnej w porozumieniu czy też w regulaminie pracy zdalnej. Poza tym ważnym jest, iż kontrola taka może zostać przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem, w szczególności w odniesieniu do ustalenia miejsca i terminu przeprowadzania kontroli. Tym samym pracodawca nie może jednostronnie zdecydować, kiedy zamierza przeprowadzić kontrolę pracownika zdalnego i narzucić mu swej woli w tym zakresie. To wynika chociażby z obowiązku poszanowania prawa własności oraz prywatności pracownika, jak i poszanowania prywatności innych osób zamieszkujących z pracownikiem. Z punktu widzenia pracodawcy ważnym jest, iż przeprowadzając kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej nie może on utrudniać zarówno pracownikowi, jak i jego domownikom, korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Kolejna istotna kwestia dotyczy tego, iż kontrola pracy zdalnej musi odbywać się w godzinach pracy danego pracownika, bowiem w przeciwnym razie pracodawca narazić się może na zarzut pracy w godzinach nadliczbowych. Podczas kontroli bowiem pracownik będzie pozostawał do dyspozycji pracodawcy, znajdował się pod jego kierownictwem i wykonywał czynności wchodzące w zakres świadczonej pracy, a to rodzić może po stronie pracodawcy określone obowiązki o charakterze finansowym. Zatem z punktu widzenia pracodawcy, zawarcie porozumienia jest nie tylko furtką do przeprowadzania kontroli, ale i w jakimś sensie wentylem bezpieczeństwa, pozwalającym na samo przeprowadzenie owej kontroli w zakresie ustalonym zgodnie z pracownikiem, bez narażania się na niepotrzebne zarzuty czy też ryzyka, w tym o charakterze finansowym.

Istotnym punktem kontroli jest też jej prawidłowe zakończenie, które w odniesieniu do pracownika zdalnego powinno prowadzić do jednego z dwóch wniosków, mianowicie:

• kontrola przebiegła pozytywnie i pracownik w pełni wywiązał się ze swoich obowiązków
• kontrola przebiegła negatywnie i konieczne będą działania naprawcze

W zakresie działań naprawczych ustawodawca przyjął rozwiązanie uniwersalne, bowiem niezależnie od tego w którym momencie doszło do wdrożenia pracy zdalnej w stosunku do określonego pracownika, w sytuacji stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości, pracodawca będzie miał możliwość zastosowania kar porządkowych, wymienionych w kodeksie pracy, takich, jak upomnienie, nagana czy też kara pieniężna. Poza tym ustawodawca przewidział, w stosunku do pracowników, u których praca zdalna zostanie ustalona w trakcie zatrudnienia, w sytuacji stwierdzenia naruszeń polegających na naruszeniu przepisów oraz zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy bądź przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa ochrony informacji, pracodawca będzie mógł cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej, jeżeli pracownik w wyznaczonym terminie ich nie usunie.

A co w sytuacji, gdy pracownik uporczywie odmawia przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej, bądź też świadomie uchyla się od zawarcia porozumienia w tym zakresie?

Co do zasady w zgodzie z art. 100 kodeksu pracy, pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. W tym kontekście nieuzasadniona odmowa przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej oznaczać może uznanie jej za niewykonywanie poleceń służbowych. Jeżeli stanowisko pracownika nie zmieni się pomimo inicjatyw wykazywanych ze strony pracodawcy, wówczas takie zachowanie może zostać uznane za uporczywe, co można już poczytać jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, skutkujących rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Podobnie będzie w sytuacji, gdy odmowa przeprowadzenia kontroli jest nieuzasadniona, a pracodawca posiada uzasadnione wątpliwości co do prawidłowości wykonywania pracy zdalnej, bądź też przestrzegania innych obowiązków przez pracownika. Wówczas nawet jednorazowa odmowa przeprowadzenia kontroli prowadzić może do poniesienia negatywnych konsekwencji przez pracownika.

Podsumowując, przepisy ustawy z 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, precyzują między innymi zasady pracy zdalnej, a już szczególnie te w odniesieniu do zasad kontroli pracownika zdalnego. Niezależnie od tego, czy pracownik pracuje w sposób zdalny, czy też w sposób stacjonarny, każdy z nich podlega kontroli ze strony pracodawcy. Nowe przepisy przewidują, iż pracodawca będzie miał prawo przeprowadzić kontrolę zarówno wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w odniesieniu do przestrzegania bezpieczeństwa i higieny pracy, jak i przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa ochrony informacji. W zakresie kontroli ważnym jest, iż kontrola musi zostać uzgodniona w porozumieniu z pracownikiem, a tym samym pracodawca nie może jednostronnie zdecydować, kiedy zamierza przeprowadzić kontrolę pracownika zdalnego i narzucić mu w tym zakresie swej woli. Obowiązują tutaj bowiem zasady i obowiązki poszanowania prawa własności oraz prywatności pracownika, jak i poszanowania prywatności innych osób zamieszkujących z pracownikiem.