Obowiązkowy ryczałt praktycznie zlikwiduje pracę zdalną urzędników

Obecnie okazuje się, iż pomimo znacznego spowolnienia epidemii i zniesienia wielu obostrzeń, w urzędach administracji publicznej nadal są osoby pracujące zdalnie. Po zmianie przepisów, gdy taka forma pracy będzie wiązała się z obowiązkowym ryczałtem, dojdzie prawdopodobnie do rezygnacji z jej wykonywania z powodu braku środków finansowych niezaplanowanych na taki cel w budżetach.

Zatem jak obecnie przedstawia się sytuacja z pracą zdalną urzędników?

Otóż obecnie pracę zdalną można polecać pracownikom na podstawie specustawy covidowej z dnia 2 marca 2020 roku. Przepisy te są stosunkowo proste i nie ma tam mowy o żadnym ryczałcie na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wykonywaniem pracy w sposób zdalny.

Jednakże przepisy te stosowane mogą być jedynie w okresie trwania stanu epidemii bądź zagrożenia epidemicznego oraz przez 3 miesiące o ich odwołaniu. Po tym czasie obowiązywać będą nowe przepisy o pracy zdalnej, które mają wejść w życie w formie nowelizacji kodeksu pracy. Owa nowelizacja jest obecnie w fazie konsultacji międzyresortowych i społecznych.

Jakie nowości znajdują się w owym projekcie nowelizacji w odniesieniu do pracy zdalnej?

Otóż między innymi zakłada się tam, iż zatrudnionemu świadczącemu swe obowiązki w sposób zdalny należy dostarczyć narzędzia i materiały, które umożliwią mu wykonywanie zadań w tym właśnie trybie. W tym zakresie pracodawca będzie miał obowiązek:

• pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy
• pokrycia kosztów energii elektrycznej
• pokrycia kosztów niezbędnego dostępu łączy telekomunikacyjnych

Obie strony mogą wspólnie ustalić, iż pracownik będzie korzystał w prywatnego sprzętu (przykładowo własnego laptopa), lecz wówczas należy mu się ekwiwalent. Ów ekwiwalent może mieć postać stałego ryczałtu, którego wysokość odpowiada łącznym kosztom ponoszonym przez zatrudnionego w związku z pracą wykonywaną w sposób zdalny.

I to właśnie ten zapis o obowiązkowym ekwiwalencie może sprawić, iż praca zdalna w wykonaniu pracowników z sektora publicznego niemalże zaniknie. Jak bowiem zauważa profesor Jacek Męcina, przewodniczący zespołu ds. budżetu, wynagrodzeń i świadczeń socjalnych Rady Dialogu Społecznego, doradca Konfederacji Lewiatan, budżety jednostek publicznych są ograniczone i trudno wyobrazić sobie sytuację, by ich szefostwo zaczęło poszukiwać oszczędności na innych polach, by móc nadal stosować pracę zdalną.

Należy w tym kontekście pamiętać, iż praca zdalna przynosi obustronne korzyści, przykładowo ułatwiając godzenie obowiązków zawodowych z rodzinnymi bez konieczności wybierania dni wolnych tytułem opieki nad dziećmi. Poza tym ma wpływ na ograniczenie problemów i kosztów związanych chociażby z dojazdem do miejsca zatrudnienia. Zatem zmiany w tym zakresie i rezygnacja urzędów z jej stosowania, może mieć znaczący wpływ na jej atrakcyjność.

Do tej pory jednostki budżetowe nie zajmujące się bezpośrednią obsługą interesantów stosowały ten rodzaj pracy bez uszczerbku dla efektywności przez cały okres trwania epidemii. Tymczasem nowe przepisy o pracy zdalnej, które mają znaleźć się w kodeksie pracy, mogą znacząco utrudnić jej stosowanie w urzędach, szczególnie w tak pożądanej wersji hybrydowej.

Istotnym jest też, w kontekście nowych przepisów, iż pracodawca nie będzie musiał rekompensować zatrudnionym kosztów wykonywania pracy zdalnej, jeżeli będzie ona miała charakter okazjonalny (do 12 dni w roku). I urzędy mogą korzystać z tego rozwiązania, jednak zapewne nie zastąpi to pracy zdalnej na obecnych, znacznie szerszych zasadach.

Jakich zatem ruchów ze strony urzędów należy oczekiwać w powyższym zakresie?

Generalnie, jeżeli jakiś urząd będzie nadal chciał stosować model pracy zdalnej, musi liczyć się z wypłatą ekwiwalentu, a tym samym znalezieniem pieniędzy na ten cel pośród różnego rodzaju oszczędności. W budżetach jednostek sektora publicznego oszczędności pojawiają się najczęściej przy okazji długotrwałych zwolnień lekarskich czy też urlopów bezpłatnych bądź rodzicielskich.

Jednakże obecnie zaoszczędzone w ten sposób środki finansowe są przeznaczane na nagrody lub innego typu gratyfikacje dla urzędników, jak chociażby dodatek zadaniowy dla urzędników służby cywilnej.

Jak w tym kontekście zauważa Wojciech Furmanek, sekretarz miasta i gminy Bodzentyn, w reprezentowanym przez niego urzędzie wszyscy pracują stacjonarnie i nie jest przewidywane wykonywanie pracy w sposób zdalny. A wprowadzenie obowiązkowego ryczałtu tym bardziej odwiodłoby osoby zarządzające od wprowadzenia takiego trybu wykonywania pracy.

Z kolei w urzędzie miasta Częstochowa zdalnie pracuje 7% zatrudnionych, czyli 59 osób. Zdaniem Włodzimierza Tutaja, rzecznika prasowego tegoż urzędu, chociaż w obecnym roku budżetowym nie ma przewidzianych środków na pokrycie ewentualnych dodatkowych kosztów pracy zdalnej, urząd rozważa wprowadzenie pracy zdalnej dla części osób. Przy czym środki finansowe na pokrycie tych dodatkowych wydatków będą pochodziły z szeroko rozumianych oszczędności.

Generalnie lokalni włodarze sceptycznie podchodzą do wysyłania części załogi do wykonywania pracy z domu i problemem nie jest li tylko konieczność opłacenia dodatkowego ryczałtu. W tym aspekcie są oni raczej przekonani, iż praca wykonywania z domu nie jest właściwym rozwiązaniem dla urzędników samorządowych. Jak tłumaczy Andrzej Niklas z urzędu miasta w Kartuzach, praca w samorządzie opiera się w głównej mierze na osobistych kontaktach z petentami.

Co jeszcze jest istotne w kontekście pracy zdalnej wykonywanej przez urzędników?

Otóż nieco odmiennie do pracy zdalnej podchodzą urzędy administracji rządowej, gdzie specyfika pracy jest taka, iż nie wymaga ona kontaktu z petentami. Stąd też właśnie w tych urzędach mamy do czynienia z największą liczbą urzędników pracujących zdalnie. Zdaniem Dobrosława Dowiata-Urbańskiego, taki model wykonywania obowiązków służbowych nie odbił się negatywnie na jakości pracy urzędników. Administracja rządowa funkcjonuje sprawnie i w dalszym ciągu realizuje swe zadania.

Poza tym ogólnodostępne badania wskazują, iż, niezależnie od branży, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy, cenią sobie ten model wykonywania pracy. Dla jednych i drugich jest to oszczędność czasu i pieniędzy, które do tej pory trzeba było przeznaczać chociażby na dojazdy do pracy czy też wynajem powierzchni biurowych.

Jednakże już dyrektorzy generalni czy też związkowcy problem z pracą zdalną widzą nieco odmiennie. Zwracają oni bowiem uwagę na to, iż nawet podczas dużego wzrostu zakażeń nie wszystkie urzędy centralne godziły się na pracę z domu znacznej części załogi. Jak zauważa Robert Barabasz, przewodniczący NSZZ „Solidarność” w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim, taka forma zatrudnienia urzędników prawdopodobnie wygaśnie wraz z epidemią. Szefostwo urzędów woli bowiem mieć pracowników przy sobie. Poza tym wprowadzenie ryczałtu oznaczałoby, iż osoby pracujące w biurze będą musiały dorzucać się niejako do pracujących z domu, gdyż dodatkowe środki na ekwiwalent za pracę z domu będą pochodziły z oszczędności, do tej pory trafiających na nagrody dla urzędników.

Poza tym Robert Barabasz jest zdania, iż podczas epidemii i wykonywania obowiązków w domach jakość pracy urzędników spadła, ponieważ częstokroć musieli oni zajmować się dziećmi w godzinach pracy, co nie dla każdego było łatwe.

A jak eksperci oceniają możliwość wykonywania pracy zdalnej przez urzędników?

Zdaniem doktora Jakuba Szmita, eksperta ds. administracji publicznej z Uniwersytetu Gdańskiego, po wprowadzeniu obowiązkowego ryczałtu praca zdalna w urzędach zostanie zarezerwowana jedynie dla wąskiego grona urzędników. Może być bowiem ona sposobem na zatrzymanie specjalistów chcących odejść z urzędu czy też skorzystać z urlopu wychowawczego.

Podobnie uważa profesor Jolanta Itrich-Drabarek z Uniwersytetu Warszawskiego, były członek Rady Służby Cywilnej, dodając, iż tego typu forma zatrudnienia powinna być wręcz zagwarantowana dla prawników, informatyków czy innych ekspertów, których do pracy w administracji wciąż trudno pozyskać z rynku. A praca zdalna może być właśnie tym, co przyciągnie specjalistów do pracy w urzędach. Praca w administracji kiedyś gwarantowała i kusiła stabilizacją, obecnie zaś powinna zachęcać pracą zdalną, gdyż na wyższe wynagrodzenie nie ma co liczyć. Spadek zainteresowania specjalistów karierą w administracji widać również w statystykach, gdyż w ubiegłym roku o jedno miejscu w służbie cywilnej ubiegało się 7 osób, gdzie jeszcze dekadę wcześniej było 36 kandydatów.

Dobrosław Dowiat-Urbański dodaje, iż praca zdalna posiada wartościowy element work-life balance który jest promowany przez osoby zarządzające kadrami administracji i może przyciągnąć do tej pracy potencjalnych specjalistów. Natomiast o tym na jakich stanowiskach i w jakim wymiarze taka praca byłaby stosowana, decydować powinni pracodawcy, gdyż to oni są odpowiedzialni za sprawne funkcjonowanie jednostek, którymi kierują.

Podsumowując, wiele wskazuje na to, iż praca zdalna w wykonaniu urzędników odejdzie w niebyt z uwagi na obowiązkowy ryczałt, który będzie jej towarzyszył, gdy wejdą w życie nowe zasady wykonywania pracy w sposób zdalny. Jednakże jest duża szansa na to, iż dla wybranych stanowisk i specjalistów, taka forma zachęty do poszukania zatrudnienia w administracji publicznej pozostanie.