Potencjalne pułapki nowej ustawy o sygnalistach

Posted on by

Opis projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa w zakładzie pracy został już opublikowany w wykazie prac legislacyjnych rządu RP. Zakłada on nowe obowiązki dla przedsiębiorców wymuszone de facto prawem unijnym, które mogą wywoływać sporo wątpliwości w praktyce.

Czego mogą dotyczyć zgłoszenia, co do których nowa ustawa wprowadza przepisy ochronne wobec sygnalistów?

Nowe przepisy ochronne dla osób zgłaszających naruszenia prawa w przedsiębiorstwach mają dotyczyć takich spraw, jak:

  • zamówienia publiczne
  • usługi, produkty i rynki finansowe
  • zapobieganie praniu brudnych pieniędzy
  • terroryzm finansowy
  • bezpieczeństwo produktów i transportu
  • ochrona środowiska
  • ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe
  • bezpieczeństwo żywności i pasz
  • zdrowie i dobrostan zwierząt
  • ochrona prywatności i danych osobowych
  • bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych
  • ochrona konsumentów
  • zdrowie publiczne

Jakie nowe obowiązki dla pracodawców wymusza ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa w zakładzie pracy, która niebawem wejdzie w życie?

Otóż w projekcie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa w zakładzie pracy, czyli sygnalistów, znalazły się zapisy mówiące o nowych obowiązkach dla pracodawców, a w szczególności o konieczności ujęcia w wewnętrznej firmowej procedurze min.:

  • sposobu przekazywania informacji przez zatrudnionych
  • wskazania komórki organizacyjnej lub osoby przyjmującej sygnały od pracowników

Dodatkowo opisać trzeba w jaki sposób osoba bądź komórka przyjmująca zgłoszenie od sygnalisty, będzie podejmować działania następcze i udzielać informacji zwrotnych.

Pracodawca zobowiązany będzie do zorganizowania optymalnej organizacji i funkcjonowania kanałów informacji, przyjmowania zgłoszeń, ochrony danych personalnych sygnalisty oraz osoby, co do której jest podejrzenie o naruszenie przepisów i złamanie prawa.

Do 17 grudnia 2021 roku powinna być implementowana dyrektywa unijna dotycząca sygnalistów (2019/1937, Dz.Urz. z 2019 r. L 305/17) u największych przedsiębiorców, którzy zatrudniają co najmniej 250 pracowników. To oznacza, że dla tych pracodawców zostało mało czasu na opisanie i wdrożenie procedur, tym bardziej, że nie został jeszcze opublikowany do publicznej wiadomości kompletny tekst projektu ustawy nie wspominając wręcz o przyjęciu jej ostatecznej wersji przez rząd i Sejm.

Wdrożenie procedury zgłoszeń przez pracodawców wymagać będzie od nich wcześniejszego zaplanowania prac pod kątem organizacji, a być może nawet reorganizacji działów w przedsiębiorstwie. Powodem tego jest wspomniana już konieczność wskazania osoby, bądź całej komórki odpowiedzialnych za przyjęcie zgłoszenia oraz wytyczenie sposobów reakcji na każdy wpis.

Honorata Skibicka, radca prawny z kancelarii Wojewódka i Wspólnicy dodaje także, że skoro procedura odnośnie sygnalistów będzie miała postać wewnętrznej firmowej procedury, to treść jej obowiązkowo musi zostać uzgodniona ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku w przedsiębiorstwie, z przedstawicielami pracowników. To oznacza, że trzeba będzie zaplanować i wygospodarować na to dodatkowy czas, którego jest naprawdę niewiele, a rozmowy mogą przebiegać różnie, mogą nie być łatwe, a na pewno pojawi się wiele opinii i spostrzeżeń, które będzie trzeba wyjaśnić i omówić.

Okazuje się, że potencjalnych problemów może być więcej. Wynika to z obowiązku wyznaczenia osoby bądź nawet całego działu zajmującego się przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń sygnalistów. Taka osoba lub cała grupa osób po otrzymaniu zgłoszenia, którego wyjaśnienie lub załatwienie będzie skomplikowane lub wymagające zaangażowania dodatkowych osób, czy nawet firmy zewnętrznej. To wszystko trzeba już teraz przewidzieć i opisać stosowne procedury. Warto pomyśleć o odpowiednich szkoleniach dla osób obsługujących kanały informacyjne, podpowiada dr Dominika Dorre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski.

Czy w procedurę obsługi sygnałów od osób zgłaszających naruszenia prawa w zakładzie pracy można włączyć podmioty zewnętrzne i jakie będą sankcje za brak stosownych procedur na czas?

Wygląda na to, że skorzystanie z zewnętrznych specjalistycznych podmiotów do obsługi zgłoszeń sygnalistów będzie konieczne, natomiast to nie będzie takie proste, a wręcz będzie problematyczne. Przecież wiązać się to będzie z koniecznością przekazania obcemu przedsiębiorstwu danych osobowych pracowników chociażby w celu ich przesłuchania w sprawie zgłoszonej przez sygnalistę. Powodem obaw jest głównie RODO, ale także obawa przedsiębiorców przed ewentualnym wyciekiem danych.

Eksperci przypominają, że istnieje ryzyko ewentualnych sankcji za brak przygotowanych na czas procedur. Przedsiębiorstwa duże, zatrudniające powyżej 250 osób mają naprawdę mało czasu na wyrobienie się z wszystkim w terminie. Mimo, że część przedsiębiorców ma już swoje gotowe, wypracowane procedury w tym zakresie, to i tak trzeba je dostosować do nowych wymogów ustawowych, a pozostali przedsiębiorcy muszą je przygotować od zera. 

Jakie mankamenty widzą eksperci w założeniach do nowych regulacji?

Zdaniem ekspertów wstępne założenia nowych regulacji w zakresie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w zakładzie pracy mają różne mankamenty. Między innymi w zakresie możliwych zgłoszeń nie wskazano naruszeń związanych z relacjami między pracowniczymi, pomimo że z dotychczasowych orzeczeń sądowych można wywnioskować, że właśnie z tego zakresu jest największa ilość zgłoszeń sygnalistów. Do niego należą min.:

  • mobbing
  • nieprzestrzeganie zasad bhp
  • dyskryminacja

Doktor Beata Baran, radca prawny i partner w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj wskazuje na mankament braku odniesienia w projekcie ustawy o ochronie sygnalistów zakresu tożsamego z zakresem z kodeksu pracy, a to znacznie ułatwiłoby działania odnośnie zgłoszeń naruszeń prawa i tłumaczy tę kwestię tym, że w projekcie procedur ujęto ochronę sygnalisty, czyli np. zgłaszającego mobbing, ale jednocześnie nie uwzględniono ochrony osoby, której ów proceder dotyczy, czyli potencjalnego sprawcy, a przecież w postępowaniu wyjaśniającym może okazać się, że ta osoba wcale nie jest sprawcą tego naruszenia. Warto w tym miejscu dopowiedzieć, że najprawdopodobniej przedsiębiorca będzie miał prawo do wprowadzenia do procedury dodatkowych rozwiązań, jeśli są one korzystne dla pracowników, a zatem i rozszerzyć zakres zgłoszeń o kwestie dotyczące prawa pracy, jest to sensowne rozwiązanie, jednakże dopiero po oficjalnym ogłoszeniu projektu nowej ustawy będzie można uznać to za pewnik.

Analizując opis projektu nowej ustawy eksperci są zdania, że brakuje w nim zapisów zapewniających możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń prawa w przedsiębiorstwie. Zapewne nie jest to rozwiązanie, które będzie chętnie wybierane, ponieważ osoba zgłaszająca naruszenie anonimowo, nie zyskuje ochrony takiej, jaką ma zapewnioną zgłaszając sprawę z podaniem danych osobowych. Inna sprawa to kwestia kulturowa, ponieważ w Polsce anonimy kojarzone są głównie z donosami, które królowały w poprzednim ustroju, jednakże i taka opcja powinna być dopuszczalna.

Podsumowując, w wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowany został opis projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, czyli sygnalistów. Wskazuje on nowe obowiązki dla przedsiębiorców, ale nie uwzględnia wszystkich kwestii, które według ekspertów powinny się tam znaleźć, a które w praktyce często pojawiają się w wyrokach sądowych. Pojawia się też obawa, że zatrudniającym może zabraknąć czasu na przygotowanie regulaminów zgłaszania nieprawidłowości oraz ryzyko sankcji z tym związanych.