Rozliczenie funduszu socjalnego

Posted on by

Na koniec roku należy dokonać ostatecznego rozliczenia funduszu socjalnego. Wysokość tych odpisów powinna wynikać z rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. Stąd też do dnia 31 grudnia 2020 roku należy dokonać ich korekty do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych.

Jaki obowiązek czeka pracodawców do końca bieżącego roku odnośnie zakładowego funduszu socjalnego?

Generalnie pracodawcy, którzy prowadzili zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) muszą do końca bieżącego roku dokonać ostatecznej korekty odpisów z tego funduszu. Zdecydowanie warto przygotować się do tego już teraz, by na koniec roku dokonać jego przeliczenia, ustalając jego wartość całoroczną, uwzględniającą faktyczną przeciętną liczbę pracowników w roku kalendarzowym.

Należy bowiem pamiętać, iż do dnia 31 maja pracodawcy przekazują na rachunek ZFŚS kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych, a do 30 września – pozostała część odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy. I właśnie ta druga część wpłat stanowić mogła całkiem poważny kłopot dla pracodawców, gdyż trzeba w niej było uwzględnić zmiany w przepisach, obowiązujące od 24 czerwca 2020 roku, które wprowadziły możliwość ograniczenia kosztów związanych z prowadzoną przez pracodawców działalnością socjalną.

Jeżeli zatem we wrześniu pracodawca dokonał odpowiednich obliczeń i przeprowadził korektę odpisu (gdy dotyczyły go zmiany w przepisach związane z epidemią), to w grudniu powinien tylko dokonać tradycyjnych corocznych obliczeń związanych z liczbą pracowników, by dopełnić obowiązku przeprowadzenia ostatecznej korekty odpisów.

Warto zauważyć, iż w tym roku odpis nalicza się od kwoty bazowej stanowiącej przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 roku, która wyniosła 4.134,02 zł. Tym samym odpis podstawowy na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wynosi 1.550,26 zł.

Na co powinien zwrócić uwagę pracodawca dokonując rozliczenia odpisów na koniec roku?

Zasadniczo przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym pracodawca może posługiwać się ewidencją kadrową. Powinien zatem dokonać policzenia osób zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a następnie przeliczyć to na pełne etaty. Posługiwać się może przy tym jedną z 3 metod statystycznych:

  • uproszczoną
  • średnią chronologiczną
  • arytmetyczną

Następnie powinien on zsumować liczbę pracowników w poszczególnych miesiącach i podzielić ją przez 12 miesięcy. Generalnie odpisy powinny zostać naliczona na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. Jeśli okaże się, iż zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, należy dokonać uzupełnienia odpisu, jak i środków przekazanych na wyodrębniony rachunek bankowy. W przeciwnym wypadku należy dokonać korekty, a powszechną praktyką jest pozostawienie dopłaty na rachunku (środki niewykorzystane w danym roku przechodzą na rok następny).

Co zmieniło się od 24 czerwca 2020 roku w kwestii odpisów na ZFŚS?

Otóż wówczas weszły w życie przepisy, które wprowadziły możliwość ograniczenia kosztów związanych z prowadzoną przez pracodawców działalnością socjalną (art. 15ge specustawy z dnia 2 marca 2020 roku). Zgodnie z tymi zmianami pracodawca może zawiesić obowiązki tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS, a także dokonywania odpisu podstawowego i wypłaty świadczeń urlopowych. Ponadto w sytuacjach, gdy przepisy wewnętrzne przewidywały odpis wyższy od ustawowego, przepis umożliwił ograniczenie tej wysokości.

Z tych nowych uprawnień mogą skorzystać te podmioty, które przekazały pierwszą ratę odpisu do 31 maja 2020 roku. Tym samym tacy pracodawcy mogli dokonać odpowiednich przeliczeń i korekt. Jeżeli jednak tego nie uczynili, to odpowiedni moment na to był we wrześniu. Taką procedurę postępowania potwierdzają wytyczne Ministerstwa Rozwoju oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które brzmią:

„Wprowadzony art. 15ge ust. 3 przewiduje, że: W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, (…) nie stosuje się postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, (…) ustalających wyższą wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określa ta ustawa. W takim przypadku stosuje się wysokość odpisu na ten fundusz określoną w tej ustawie”.

Taka interpretacja, szczególnie zaś sformułowanie „nie stosuje się” oznacza, iż mamy do czynienia ze stanowczym charakterem. Tym samym u pracodawców podlegających pod tę zmianę przepisów nie będą miały zastosowania ustalenia mówiące o wyższej kwocie odpisu na fundusz socjalny, a zastosowanie znajdzie stawka podstawowa. To wynika też z faktu, iż wprowadzony w życie art. 15ge ma pierwszeństwo stosowania będąc rozwiązaniem szczególnym.

Jednocześnie jednak pracodawcy objęci zakresem obowiązywania tego zmienionego przepisu mogą nadal zwiększać ów fundusz zyskiem netto do podziału, jeśli będą posiadać takie możliwości. Umożliwia im to bowiem art. 7 ust. 4 ustawy o ZFSS, który nie został zmieniony.

Z kolei w swym stanowisku z dnia 30 czerwca 2020 roku urzędnicy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej stwierdzili, iż w ich ocenie „wejście w życie powołanych regulacji będzie skutkować także potrzebą dostosowania przez pracodawców objętych tymi przepisami naliczenia odpisu na ZFŚS na 2020 rok do obowiązującego stanu prawnego w tym zakresie, co skutkuje także koniecznością korekty równowartości środków z tego tytułu, przekazywanych na rachunek bankowy ZFŚS. Zgodnie bowiem z zasadami tworzenia ZFŚS, zawartymi w art. 5-6 oraz definicją odpisu podstawowego, o której mowa w art. 2 pkt. 2 ustawy o ZFŚS, coroczny odpis podstawowy, będący głównym źródłem tworzenia funduszu, oznacza równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy funduszu, w wysokości określonej w art. 5 ustawy o ZFŚS, na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS.”

Podsumowując, rozliczenie funduszu socjalnego, wymagane przepisami na koniec bieżącego roku, nie będzie należało do najłatwiejszych zadań. Powodem problemów interpretacyjnych jest bowiem art. 15ge specustawy z dnia 2 marca 2020 roku, wprowadzający możliwość ograniczenia odpisów na ten cel tylko do kwoty podstawowej. Jednak nie wszystko w tym aspekcie jest proste i precyzyjnie określone, a ministerialne interpretacje też wszystkiego w tym względzie nie wyjaśniają. Pozostaje zatem mieć nadzieję, iż pracodawcy poradzą sobie z tym tematem, nie powodując większych problemów.