Ryzykowny wybór reprezentacji załogi

Okazuje się, iż niewłaściwy wybór reprezentacji załogi może być przyczyną kłopotów finansowych dla pracodawcy. Może to bowiem doprowadzić do podważenia ważności porozumienia zawartego z załogą na temat wprowadzenia przestoju czy też obniżonego wymiaru etatów.

Z czego może wynikać odpowiedzialność pracodawcy związana z wyborem reprezentacji załogi?

Panujący cały czas stan epidemii wywołał i wywołuje nadal wiele negatywnych konsekwencji dla rynku pracy. By temu przeciwdziałać, rząd wprowadził liczne rozwiązania, których celem jest łagodzenie skutków kryzysu gospodarczego. Jednakże skorzystanie z tych rozwiązań częstokroć uwarunkowane jest współdziałaniem ze stroną społeczną, gdyż powiązane jest z czasową modyfikacją warunków pracy i płacy. I w tym kontekście bardzo istotny jest już sam wybór reprezentacji pracowniczej, a popełnione na tym etapie błędy mogą wywołać dotkliwe konsekwencje dla pracodawcy.

Podstawą do dokonania wyboru takiej reprezentacji załogi jest ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.), zwana dalej specustawą. Co w tej sprawie bardzo ważne, to fakt, iż wprowadzone powyższą specustawą uprawnienia strony społecznej mają charakter prawotwórczy, czyli bez zgody strony społecznej pracodawca nie może wprowadzać w życie rozwiązań wynikających z powyższej ustawy. A te nowe uprawnienia pracodawcy obejmują takie kwestie, jak:

• obniżenie wymiaru czasu pracy do 20%
• wprowadzenie przestoju ekonomicznego
• wprowadzenie równoważnego systemu pracy oraz stosowanie mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę, bez spełnienia przesłanek wynikających z kodeksu pracy

Tarcza antykryzysowa 4.0 jeszcze bardziej rozszerza te uprawnienia, wprowadzając obowiązek zawarcia porozumienia ze stroną społeczną chociażby przy obniżaniu wymiaru czasu pracy czy też wprowadzaniu przestoju ekonomicznego bez konieczności spadku obrotów gospodarczych.

Zatem jak należy skutecznie powołać reprezentację załogi?

Otóż w przypadku, gdy u pracodawcy funkcjonuje co najmniej jedna organizacja związkowa, wówczas to ona reprezentuje interesy pracowników przy zawieraniu porozumień wynikających ze specustawy. Jeżeli jednak takowej nie ma, wtedy uprawnienia strony społecznej przejmują przedstawiciele pracowników wyłonieni w wyborach.

Pracodawca zatem powinien powołać specjalną reprezentację załogi, która będzie uprawniona do zawierania porozumień wskazanych powyżej. Co ważne, nie może w tym celu skorzystać z istniejącej reprezentacji załogi powołanej do innych celów wynikających z prawa pracy, chyba, że nie może przeprowadzić nowych wyborów takiej reprezentacji.

Z kolei takie wybory reprezentacji załogi przeprowadzić można na pewno, gdy pracownicy nadal przychodzą do pracy (nawet w ograniczonym wymiarze czasu pracy), jak i też wówczas, gdy pracują zdalnie. Istniej bowiem wiele technicznych możliwości zorganizowania takich wyborów z wykorzystaniem platform internetowych.

Jeżeli jednak pracodawca uzna, iż nie ma możliwości powołania odrębnej reprezentacji załogi, powinien na tę okoliczność sporządzić specjalny protokół, w którym wskaże obiektywne przyczyny takiego stanu rzeczy. Jest to niezmiernie istotne z uwagi na potencjalne ryzyko kwestionowania uprawnienia do zawieranie porozumień z pracodawcą.

Co jest istotne przy dokonywaniu wyboru reprezentacji pracowników?

Generalnie sposób wyboru reprezentacji pracowników określa sam pracodawca. Jednakże co do zasady wybory takie powinny być:

• powszechne – wszyscy pracownicy mają prawo wyboru
• równe – każdy pracownik ma jeden głos
• bezpośrednie – przedstawiciele są wybierani bezpośrednio przez pracowników

By takie wybory były przeprowadzone prawidłowo, pracodawca winien stworzyć regulamin ich przeprowadzenia. Ponadto ma on dużą swobodę przy ustalaniu kto będzie mógł kandydować, stosując kryterium odpowiedniego stażu pracy czy też wiedzy. Oczywiście też nie może dochodzić do dyskryminacji na jakimkolwiek tle.

Z praktycznego punktu widzenia dobrze byłoby też, gdyby pracodawca dokonał prawidłowego określenia kompetencji wybranych przedstawicieli. Warto bowiem nie ograniczać się jedynie do praw strony społecznej wskazanych w specustawie, lecz wyposażyć też w uprawnienia do zawierania wszelkich innych porozumień i uzgodnień, przewidzianych nie tylko w prawie pracy, ale też i poza.

Kolejnym istotnym elementem jest właściwe wprowadzenie do regulaminu zapisu na wypadek zmian w składzie reprezentacji załogi. Dobrym rozwiązaniem jest tutaj zasada kooptacji, czyli uzupełnienie reprezentacji osobą, która uzyskała kolejną największą liczbę głosów oddanych na nią w wyborach.

Ponadto specustawa nie określa liczby przedstawicieli, jaką musi liczyć reprezentacja załogi. Tym niemniej zastosowana jest tutaj liczba mnoga, zatem zakładać należy, iż powinno ich być co najmniej dwóch.

Nie można tez uznać za reprezentację osoby narzucone przez pracodawcę i to nawet w sytuacji, gdy nie zgłosił się żaden kandydat. Taką sytuację należy wówczas potraktować jako brak zainteresowania pracowników powołaniem przedstawicieli, a tym samym brak zgody na zawieranie jakichkolwiek porozumień.

W kontekście wyboru przedstawicieli ciekawą jest też kwestia czy należy przeprowadzać wybory, gdy zgłosiło się tylko dwóch kandydatów. Otóż jak najbardziej tak, gdyż może się okazać, iż żaden z nich nie otrzyma żadnego głosu i do wyboru reprezentacji nie dojdzie.

A co w sytuacji, gdy wyborów przedstawicieli pracowników rzeczywiście nie da się przeprowadzić?

Otóż w takiej sytuacji możliwym jest współdziałanie z przedstawicielami pracowników wybranymi uprzednio dla innych celów przewidzianych w prawie pracy. Pod warunkiem jednakże, iż taka reprezentacja została powołana w drodze wyborów i nadal funkcjonuje w ramach swojej kadencji.

Wówczas tacy reprezentanci załogi będą reprezentowali nie tylko pracowników w rozumieniu przepisów kodeksu pracy, lecz również osoby uznane za pracowników przez specustawę. I nie ma znaczenia fakt, iż osoby te nie brały udziału w wyborach tych reprezentantów.

I właśnie w takiej sytuacji, gdy pracodawca nie będzie powoływał nowej reprezentacji pod potrzeby specustawy możliwym jest również porozumienie się z przedstawicielem wybranym do celów związanych z fundusze socjalnym czy też reprezentantem pełniącym przedstawicielstwa pracowników w rozumieniu art.9.1 kodeksu pracy. Są to bowiem przykłady reprezentacji jednoosobowych i w tej sytuacji stanowić mogą reprezentację jednoosobową wobec specustawy.

Należy bowiem zakładać, iż w sytuacji, gdy pracodawca nie może przeprowadzić wyborów reprezentacji załogi wskutek zagrożeń wynikających z COVID-19 zamiarem ustawodawcy było wykluczenie możliwości pertraktacji z istniejącą już reprezentacją jednoosobową.

Funkcji reprezentacji załogi nie może natomiast pełnić reprezentacja wybrana wyłącznie w celu wprowadzenia pracowniczych programów emerytalnych albo wyboru instytucji finansowej w pracowniczym planie kapitałowym. W tej sytuacji trudno bowiem uznać, iż w tych przypadkach mamy do czynienia z reprezentacjami wyłonionymi do celów przewidzianych w prawie pracy. Współpraca z taką reprezentacją przy wprowadzaniu rozwiązań przewidzianych w specustawie może być podstawą do kwestionowania zawartych ustaleń.

A co dla pracodawcy oznaczać może współpraca w ramach rozwiązań przewidzianych w specustawie z niewłaściwie wybraną reprezentacją załogi?

Otóż taka sytuacja oznaczać może dla pracodawcy bardzo dotkliwe skutki finansowe. Zakwestionowanie kompetencji przedstawicieli załogi może przełożyć się na ważność samego porozumienia z nimi zawartego. A to z kolei prowadzi do uznania, iż rozwiązania wskazane w porozumieniu (przestój ekonomiczny czy też obniżony wymiar czasu pracy) zostały wprowadzone bez podstawy prawnej.

Konsekwencją takiego stanu może być zobowiązanie pracodawcy do zwrotu pracownikom obniżonego wynagrodzenia czy też ponownego przeliczenia i rozliczenia czasu pracy. Z takim żądaniem może wystąpić każdy z pracowników przez okres 3 lat.

Co więcej, bez ważnego porozumienia z reprezentacją załogi, pracodawca będzie zmuszony również do zwrotu dofinansowania otrzymanego z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w ramach specustawy.

Podsumowując, konsekwencje z niewłaściwego dokonania wyboru reprezentacji pracowników pod kątem skorzystania z rozwiązań przewidywanych w specustawie są dość poważne i dotkliwe finansowo. Zatem zdecydowanie warto poświęcić im trochę czasu i podejść do nich z rozwagą, by przeprowadzić je w sposób należyty. To bowiem pomoże zaoszczędzić wydatków i kłopotów w przyszłości.