Sygnaliści w przedsiębiorstwie

Jeszcze w tym roku Polska powinna zaimplementować do swego porządku prawnego dyrektywę unijną o sygnalistach. W tym kontekście należy rozróżnić, iż donosiciel to osoba, która składa zawiadomienie w swoim interesie, a sygnalista czyni to na rzecz interesów grupy lub społeczności. Poniżej uwagi i spostrzeżenia jakie w powyższym aspekcie ma Ewa Żak-Lisewska, dyrektor ds. rozwoju w braf.tech, ekspert ds. compliance i współautorka aplikacji whiblo.

Co zatem powinniśmy wiedzieć o nowych przepisach odnośnie sygnalistów?

Generalnie procedury zgłaszania i badania naruszeń w miejscu pracy nie są w Polsce czymś nowym, tym niemniej do tej pory ochrona sygnalistów (czyli osób zgłaszających owe naruszenia) dotyczyła jedynie wybranych branż, objętych chociażby przepisami prawa bankowego czy też ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Tymczasem nowa unijna dyrektywa, której przepisy Polska powinna implementować do swego systemu prawnego do 17 grudnia bieżącego roku, obejmie swym zakresem działania niemalże wszystkie podmioty publiczne i prywatne, przy czym pracodawców zatrudniających od 50 do 249 pracowników – od dnia 17 grudnia 2023 roku.

W tym aspekcie dostosowanie się do nowych przepisów i wymagań z nimi związanych będzie wymagało od bardzo szerokiego grona podmiotów wdrożenia chociażby:

• odpowiednich procedur
• wewnętrznych kanałów komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń
• podejmowania działań następczych w wyniku zgłoszonych przez sygnalistów spraw

A czy w Polsce obecnie istnieją w przedsiębiorstwach jakiekolwiek procedury dotyczące zgłaszania nieprawidłowości?

Otóż z badań przeprowadzonych przez ACR Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech wynika, iż w sektorze przedsiębiorstw prywatnych co czwarty pracownik nie wie, czy w jego przedsiębiorstwie są jakiekolwiek kanały zgłaszania nieprawidłowości.

Co trzeci pracownik natomiast wskazuje, iż owe kanały istnieją, jednakże są nieformalne i niezapisane w wewnętrznych procedurach. Zatem założyć można, iż w takim przypadku o stwierdzonych nieprawidłowościach można bezpośrednio porozmawiać z przełożonym bądź zostawić list zgłoszenia w odpowiedniej skrytce.

A czego najczęściej dotyczą obecnie zgłoszenia dokonywane przez pracowników – sygnalistów?

Otóż obecnie pracownicy – sygnaliści najczęściej zgłaszają sprawy dotyczące nieprawidłowego traktowania, jak chociażby:

• mobbing i dyskryminacja – 51%
• naruszenia przepisów bhp – 47%
• prawo pracy – 31%
• zasady ochrony danych osobowych – 14%

Z drugiej jednak strony warto zauważyć, iż jest też sporo zgłoszeń na temat nadużyć finansowych (24%) bądź korupcji (15%).

Generalnie wszystkie takie zgłoszenia i ich właściwe potraktowanie mogą przyczynić się do poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Gdy bowiem pracownicy są źle traktowani, pracodawca może stracić wartościowy personel, a gdy mamy do czynienia z nierespektowaniem przepisów, wówczas zatrudniającego spotkać może kontrola ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, Urzędu Ochrony Danych Osobowych, policji bądź prokuratury.

Stąd też co do zasady przyjmowanie i rozwiązywanie spraw wewnątrz przedsiębiorstwa pozwala na ograniczenie ryzyka finansowego i utraty bądź nadszarpnięcia wizerunku.

A co ma wpływ na chęć pracowników do dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości?

Niewątpliwie najważniejszym czynnikiem zachęcającym pracowników do zgłaszania nieprawidłowości jest anonimowość, na co wskazuje 70% z badanych w tym temacie osób. Poza tym ponadto 2/3 pracowników obawia się informować o dostrzeżonych nieprawidłowościach z uwagi na potencjalne konsekwencje służbowe, jak chociażby pominięcie przy awansach czy też zwolnienie z pracy.

Ponadto:

• 35% pracowników obawia się pogorszenia wizerunku wśród przełożonych
• 34% pracowników obawia się niedochowania poufności
• 32% obawia się ostracyzmu wśród współpracowników

Obawy takie mają jednak swe realne podstawy w życiu, gdyż przykładowo 16% badanych pracowników osobiście doświadczyło negatywnych konsekwencji z powodu dokonania zgłoszenia naruszeń, a niemalże 405 słyszało o tym, iż ktoś inny poniósł takie konsekwencje.

Stąd też pracownicy oczekują w tym zakresie przede wszystkim anonimowości (gdzie nikt nie ma prawa poznać tożsamości osoby zgłaszającej naruszenie), a nie tylko poufności (gdy tożsamość zgłaszającego znają osoby do tego upoważnione).

Jak zatem zachować ową anonimowość zgodnie z nową unijną dyrektywą?

Generalnie istnieją obecnie rozwiązania technologiczne, które zapewniają dwukierunkową i szyfrowaną komunikację pomiędzy przedsiębiorstwem, a zgłaszającym bez konieczności podawania przez niego jakichkolwiek danych kontaktowych. To sprawia, iż zarówno potwierdzenie zgłoszenia i udzielenie informacji zwrotnych o podjętych działaniach, może odbyć się przy pełnej anonimowości ze strony sygnalisty.

W polskiej rzeczywistości będzie jeszcze jeden poważny problem, gdyż wielu Polaków słowo „sygnalista” traktuje na równi ze słowem „donosiciel”. W tym względzie konieczna będzie kampania społeczna, uświadamiająca, iż donosiciel jest osobą zgłaszającą nieprawidłowości tylko w swoim własnym interesie. Natomiast sygnalista działa w interesie grupy lub społeczności.

Co do zasady pracownicy nie powinni czuć się źle z tym, iż zależy im na dobrej sytuacji przedsiębiorstwa, w którym są zatrudnieni. Przecież stabilne i bezpieczne przedsiębiorstwo to stabilne i bezpieczne miejsce pracy. Warto o tym pamiętać i dążyć do tego, by naruszenia i nieprawidłowości nie psuły tego miejsca.

A czy nie zachodzi obawa, iż w praktyce rozwiązania unijnej dyrektywy z zakresie sygnalistów nie okażą się w naszym kraju martwymi przepisami?

W tym zakresie bardzo dużo zależy od kierownictwa przedsiębiorstw, jeżeli bowiem osoby zarządzające nimi potraktują nowe przepisy jako kolejny przykry obowiązek, to wdrożone rozwiązania pozostaną zapewne mało efektywne.

Zresztą potwierdzają to również badania statystyczne, z których wynika, iż 44% pracowników nie dokonuje zgłoszeń naruszeń czy nieprawidłowości, uznając, iż i tak nie przyniesie to żadnych efektów.

Jeżeli jednak kierownictwo przedsiębiorstw wykorzysta tę okazję do zbudowania nowej jakości i kultury organizacyjnej polegającej na rozwiazywaniu powstałych problemów, a nie przysłowiowym „zamiataniu ich pod dywan”, wówczas pracodawca również może uzyskiwać korzyści z tego rozwiązania.

Podsumowując, konieczność wdrożenia do polskiego systemu prawnego rozwiązań unijnej dyrektywy o sygnalistach może stać się dla wielu osób zarządzających przedsiębiorstwami okazją do tego, by wdrożyć tam nową jakość w zakresie jakości i kultury organizacyjnej. Jednakże na tym polu jest w naszym kraju dużo do zrobienia, szczególnie, gdy uświadomimy sobie, iż słowo sygnalista kojarzy się ewidentnie ze słowem mającym bardzo negatywne konotacje, jakim jest donosiciel. Na tym polu bowiem czeka dużo pracy i wymagana byłaby szeroka kampania społeczna i szkolenia, by pracownicy zrozumieli, iż zgłaszając naruszenia bądź nieprawidłowości przyczyniają się do rozwoju swego zakładu pracy.