Wytyczne unijne w sprawie sygnalistów w korporacjach

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. sygnalistów, powinna być zaimplementowana do polskiego porządku prawnego do 17 grudnia 2021 roku, jednakże wypracowane zostały na razie tylko wstępne założenia, stąd jawi się przypuszczenie, iż przepisy krajowe będą wchodziły w życie na ostatnią chwilę i najprawdopodobniej nie będą wykraczały poza ustalenia unijne.

Jak przygotowują się pracodawcy do wdrożenia stosownych procedur odnośnie sygnalistów?

Art. 8 ust 1 i 2 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (UE nr 2019/1937 z dnia 23 października 20219 r. Dz.Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17) zakłada, iż państwa członkowskie zapewnią, by podmioty prawne z sektora prywatnego i publicznego, ustanowiły kanały i procedury na potrzeby dokonywania wszelkich zgłoszeń naruszeń prawa. Pracodawcy przygotowują się zatem do terminowego wdrożenia właściwych procedur oraz kanałów zgłaszania naruszeń w zakładach pracy, a ci najwięksi, działający w ramach grup spółek, idą w kierunku centralizacji systemu dla wszystkich spółek. Nie jest jednak pewne czy owe podejście cechujące się chęcią centralizacji oraz wdrożenia kanałów i procedur na poziomie całej grupy, spełni wymogi dyrektywy. Chodzi konkretnie o to, czy pojęcie „podmioty prawne” można utożsamiać z pojęciem „grupa podmiotów prawnych” i czy ta praktyka jest właściwa.

Jakie podejście prezentuje Komisja Europejska?

Otóż na tę chwilę Komisja Europejska prezentuje dość restrykcyjne podejście. Na dotychczasowych posiedzeniach grupy roboczej wielokrotnie podkreślano podstawową zasadę polegającą na tym, że każdy podmiot w sektorze prywatnym, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników, zobowiązany jest do ustanowienia kanałów i procedur wewnętrznej sprawozdawczości z ewentualnych zgłoszeń naruszeń prawa i od tej zasady nie przewiduje się wyjątków w postaci chociażby możliwości centralizacji kanałów i procedur w ramach grup kapitałowych.

Jako uzasadnienie podaje się konieczność łatwego dostępu sygnalistów do kanałów umożliwiających zgłoszenia w ramach podmiotu, z którym jest on związany, a zatem:

• na stronie internetowej przedsiębiorstwa, w którym sygnalista jest zatrudniony
• w siedzibie pracodawcy

Koniecznym jest zamieszczenie wyczerpujących informacji na temat stosowania procedur zgłaszania nieprawidłowości organom zewnętrznym, a także wyznaczenie bezstronnej osoby lub całego działu:

• monitorującego zgłoszenia
• przekazującego informacje zwrotne
• utrzymującego komunikację z sygnalistą

Każdy potencjalny sygnalista musi mieć zapewnioną możliwość odbywania spotkań w przedsiębiorstwie, z którym jest zawodowo związany. Dyrektywa zakłada również dostęp osób zewnętrznych, które pozostają w relacji zawodowej z danym przedsiębiorstwem, do jego kanałów zgłoszeń nieprawidłowości.

Jak prezentuje się kwestia kanałów zgłoszeń oraz procedur odnośnie sygnalistów w przypadku spółek jednej grupy kapitałowej funkcjonujących w różnych państwach?

Komisja Europejska podkreśla, iż w przypadku spółek z jednej grupy kapitałowej, ale działających w różnych państwach członkowskich, gdzie przepisy krajowe różnią się od siebie, a szczególnie te związane z zakresu przedmiotowego, stosuje się co do zasady przepisy korzystniejsze, a zatem:

• krótszy termin potwierdzenia odbioru informacji
• krótszy termin na informację zwrotną
• większe nagrody dla sygnalistów

Z tego głównie powodu, nawet jeśli przepisy krajowe nie będą przeszkodą w centralizacji zasad zgłoszeń nieprawidłowości na poziomie całej grupy kapitałowej, to i tak stanowić będą nieprawidłową transpozycję przepisów unijnych.

Jakie opinie mają przedstawiciele spółek grup kapitałowych na temat braku zgody na centralizację kwestii procedur dla sygnalistów?

Spółki w ramach grup kapitałowych już zazwyczaj mają lub planują wprowadzić globalny, scentralizowany system zgłoszeń o nieprawidłowościach w przedsiębiorstwie, najczęściej poprzez wyznaczenie jednej spółki tzw. serwisowej, która dotychczas świadczy usługi kadrowe czy finansowe w obrębie całej grupy. Nie ulega wątpliwości, że sprawdzony globalny system zapewnia grupie spójność działania i dobrą koordynację zgłoszeń, jednakże niestety jest i będzie to sprzeczne z założeniami dyrektywy, jeśli podejście Komisji Europejskiej zostanie utrzymane w dotychczasowym brzmieniu. Wtedy to konieczna będzie rewizja istniejących lub zaplanowanych zasad centralnych.

W praktyce sprawdza się globalny system, który nie dość, że ma niższe koszty obsługi niż system rozdrobiony, ale daje też spore możliwości kontroli nad tym:

• jakiego typu nieprawidłowości są zgłaszane
• czego dotyczą nieprawidłowości
• w jakich krajach mają miejsce nieprawidłowości

Wprowadzenie indywidualnych kanałów zgłoszeń na poziomie każdej spółki zależnej wiązać się będzie zapewne z:

• trudnościami organizacyjnymi
• zwiększonymi kosztami
• powielaniem procesów
• różnicami związanymi z lokalnymi przepisami

Dodatkowo, na co zwracają uwagę przedstawiciele przedsiębiorców, na podstawie motywu 54 dyrektywy, nie można zastosować outsourcingu obsługi kanałów zgłoszeń osobom trzecim w postaci jednej ze spółek, ponieważ działania te będą możliwe wyłącznie przez:

• dostawców platform na potrzeby zgłoszeń zewnętrznych
• zewnętrznych doradców
• audytorów
• przedstawicieli związków zawodowych
• przedstawicieli pracowników

a nie jedną ze spółek w grupie kapitałowej.

Czy Komisja Europejska przewiduje jakiekolwiek furtki dla dużych przedsiębiorstw?

Mimo opisanej powyżej restrykcyjnej interpretacji przepisów przez Komisję Europejską, w zakresie scentralizowanych kanałów zgłoszeń, dostrzegane są również pewne furtki umożliwiające większą elastyczność globalnym przedsiębiorstwom. A zatem dopuszczalne będzie pozostawienie centralnego systemu informowania o nieprawidłowościach w ramach całej grupy, jednakże wyłącznie, kiedy będzie on funkcjonował równolegle z lokalnymi kanałami takowych zgłoszeń, który wdrożony będzie indywidualnie w każdym podmiocie prawnym, a pracownicy, którzy zgłaszać będą nieprawidłowości zostaną szczegółowo poinformowani o możliwości skorzystania z któregokolwiek kanału według własnego wyboru.

Kanały zgłoszeniowe winny być tak skonstruowane, by mogły być wykorzystywane zarówno przez sygnalistów z danego podmiotu, jak i przez ich odpowiedników ze spółek zależnych bądź powiązanych.

Jakie uproszczenia przewiduje się dla podmiotów średnich?

Wspomniana dyrektywa umożliwia podmiotom średnim, a więc zatrudniającym od 50 do 249 pracowników możliwość współdzielenia się zasobami odnośnie przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających. Taka współpraca jest możliwa zarówno w ramach grupy kapitałowej, jak i pomiędzy podmiotami niezwiązanymi z sobą. To oznacza, że w globalnych grupach, które w obrębie kraju posiadają kilka podmiotów o poziomie zatrudnienia od 50 do 249 pracowników, możliwe jest wprowadzenie tego rozwiązania czyli grupowanie zgłaszanych nieprawidłowości i dzielenie się zasobami oraz łączne ich analizowanie oraz wyjaśnianie. To dość elastyczna forma działania, zgodna z założeniami dyrektywy.

Komisja Europejska dopuszcza, by przedsiębiorstwo średniej wielkości w formie spółki należącej do grupy kapitałowej, korzystało z możliwości dochodzeniowej swej spółki matki, czyli centrali przedsiębiorstwa, jednakże pod warunkami:

• dostępne pozostają lokalne kanały raportowania
• sygnaliści zostali jasno poinformowani o tym, iż osoba z centrali odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń jest do tego upoważniona
• osoba zgłaszająca ma prawo do odmowy kontaktu z pracownikiem centrali i może równie skutecznie przekazywać informacje na poziomie spółki lokalnej
• podjęto wszelakie działania następcze

Podsumowując, ukazały się wstępne założenia do projektu ustawy o ochronie sygnalistów jako wstęp do zaimplementowania dyrektywy Parlamentu Europejskiego, którą należy wprowadzić w życie do dnia 17 grudnia tego roku. Wiadomym jest, że w ustawie określone zostaną wymagania związane z utworzeniem i organizacją wewnętrznych i zewnętrznych kanałów informacyjnych, a zatem procedury i rozwiązania organizacyjne odnośnie współpracy z osobami zgłaszającymi naruszenia prawa. Niestety ciągle nie wiadomo jak uregulowane będą inne ważkie kwestie, a szczególnie te dotyczące możliwości scentralizowania kanałów zgłoszeń. By rozwiane zostały ewentualne wątpliwości, pozostaje poczekać do 17 grudnia 2021 roku.